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テレワーク導入のための7つのプロセス|メリットや課題もわかりやすく解説

テレワーク導入のための7つのプロセス|メリットや課題もわかりやすく解説
コロナ禍の影響や働き方改革推進の影響もあり、テレワークは急速に普及しています。急ピッチで導入を進めている企業担当者もいるのではないでしょうか。この記事では、テレワークを導入するメリットや課題、導入プロセスをわかりやすく解説します。スムーズにテレワークを導入するために、ぜひ役立ててください。

事例の課題やよくいただくご相談を基に、サービスの活用方法をご紹介します。

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テレワークとは?

テレワークは大きく分けると3つのスタイルがあります。

在宅勤務:従業員が自宅で業務を行うスタイルです。育児や介護で出勤しづらい人でも働きやすく、災害などの緊急時にも事業を継続できるのが特徴です。

モバイルワーク:シェアオフィスやカフェなど、会社以外の場所で働くスタイルです。ICT(情報通信技術)を活用して出張先や、移動中に業務を行う場合も、モバイルワークに含まれます。

サテライトオフィス勤務:本拠地にある会社とは別の場所にある小規模なオフィスで働くスタイルです。通勤費の節約や通勤時間の軽減に有効な働き方です。

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テレワーク導入が急がれる背景

テレワークが急速に普及している背景には、感染症対策や働き方改革など、企業を取り巻く大きな状況の変化があります。

1.感染症対策

2020年のコロナ禍では、感染予防対策として在宅勤務が急速に進みました。従業員の健康を守るために、急きょテレワークを実施した企業も少なくありません。この緊急事態におけるテレワークをきっかけに、就業ルールの改正やオフィス縮小など、抜本的な組織改革に取り組む企業も出てきています。

2.働き方改革

2019年4月に一部施行された働き方改革関連法は、2020年4月から中小企業を含めて全面的に実施されています。この働き方改革の3本柱のひとつが「多様な働き方の実現」です。少子高齢化による人手不足が進むなか、テレワークによって時間や場所にとらわれない働き方を推進し、新たな労働力を確保する動きが活発になっています。

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テレワーク導入のメリット

テレワーク導入は、従業員だけでなく企業にも望ましい影響を与えます。ここでは、企業側の視点で4つのメリットを解説します。

1.生産性が向上する

テレワークによる「通勤時間が削減できる」「電話や来客対応がないので業務に集中できる」などの効果は、従業員側のメリットとして紹介されることが一般的です。

このように余計な負担が少なくなった分、生産性が向上する側面もあります。実際、令和元年に実施した総務省の調査によると、7割弱の企業がテレワークによって生産性が向上したと回答しています。

2.人材が確保できる

育児や介護などを理由に離職してしまう人は少なくありません。全面的な在宅勤務や週2~3回の出勤など多様な働き方を用意することで、このような従業員を雇用することが可能です。

また、場所の制限がないテレワークでは、地方在住の優秀な人材も積極的に採用できます。企業や業種によっては、海外の人材を雇用する手段としても活用できるでしょう。

3.コストが削減できる

テレワークを実施すれば、出社する人数が減り、交通費や光熱費を削減できます。一定人数をローテーションでテレワークさせることで、オフィススペースを削減し、賃料を減らすことも可能です。

通常、テレワーク推進によってペーパーレス化も同時に進みます。これにより紙文書の保管スペースやFAX、プリンタなどの設備、紙・インク代などの削減も見込めます。

4.事業の継続に有効である

テレワークによって、感染症流行や自然災害などの緊急時に事業を継続できるようになります。また、災害に強いインターネット回線は、緊急時の連絡網としても活用可能です。重要書類をクラウドに保管しておくことで、自然災害による消失を防ぎ、速やかに復旧できるようにしている会社もあります。

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テレワーク導入の3つの課題

テレワーク導入では注意しておくべき点もあります。ここでは、導入時に多くの企業で課題になりやすいポイントを3つ解説します。

1.コミュニケーションが不足する

テレワークによって対面での会話がなくなった結果、「情報を共有しにくくなる」「気軽に質問できない」などの問題が起こる場合があります。こうしたコミュニケーション不足の問題解決には、ICTツールを導入すると効果的です。たとえば、ビジネスチャットやWeb会議システムなど、テレワークとの相性がよいツールは多くの企業で必須になっています。

2.セキュリティリスクがある

自宅や移動中、コワーキングスペースなど、社外で業務を行う機会が増えると、情報漏えいのリスクも高まります。私物のパソコンやUSBメモリーへのデータのコピーを禁止するなど、テレワークに対応したルール作りが重要です。

また、従業員に対して情報セキュリティ教育を行うことや、企業ポリシーを満たすセキュリティシステムを導入することも必要になります。

3.労務管理がしにくい

テレワークでは従業員の勤務状況を直接目で確認できません。上司への連絡や進捗状況を緊密にするためのルールの明確化が必要です。勤怠管理システムやコミュニケーションツールなどを導入していないと、在席すらわからないのが現状です。

出退勤や時間外労働時間の管理には、社内システムへのアクセス記録など客観的な記録が必要となるため、人による管理は限界があります。そのため労務管理には、クラウド型の勤怠管理システムを導入することが一般的です。

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テレワーク導入のための7つのプロセス

企業担当者は、どのような手順でテレワークを導入し推進していけばよいのでしょうか。ここでは、施策立案から運用検証までを7つのプロセスに分けて解説します。

1.テレワーク導入の目的を明確にする

企業によってテレワーク導入の目的はさまざまです。業務効率化やコスト削減、BCP(事業継続計画)の作成など、最優先の目的を明確にしておきましょう。また、何をもって目的を達したか評価できる指標も用意しておきます。これらを決めておかないと、従業員のモチベーションが薄れ、制度として定着しなくなる恐れがあります。

2.現状を把握する

自社の業務フローや業務分担など現状を把握しましょう。それらのなかからテレワークに移行できる業務と難しい業務を洗い出します。業務が効率的になるかだけでなく、勤怠管理が可能か、セキュリティポリシーを守れるか、人事評価に大きな影響が出ないかなど総合的に分析しましょう。

3.テレワーク導入の範囲を決める

現状把握が完了したら、どこまでテレワークを導入するか決定します。対象となる業務、従業員、テレワークのスタイル、頻度などを具体的に計画します。ただ、現実的にはテレワークが適しているか見極めるのが難しい場合もあります。その場合は、少人数でテレワークを試してみて妥当な計画かどうか検証しましょう。

4.環境を整備する

テレワークに向けた環境を整備します。このプロセスでは就業規則の改訂やツールの選定・導入が必要です。以下で詳しく解説していきます。

ルールを定める

ほとんどの企業のケースでは、就業規則の改訂が必要です。たとえば就業場所として自宅を追加しなければなりません。また、私用でも使えるインターネット回線の費用分担や、モバイルワークとしてカフェに入る必要があった場合の経費の扱いなど、細かなルールも決めておきます。

勤怠管理は給与や人事評価に直結するため、労使での話し合いのうえ、自社に合った運用ルールを作成することが重要です。

ツールを選定・導入する

ノートパソコンを貸与するだけでは、円滑なテレワークは実現できません。勤怠管理システムやビジネスチャット、Web会議システムなどさまざまなツールを検討して導入することが必要です。しかし、ツールが増えるほど選定や連携の実現などに時間や手間がかかってしまいます。

また、セキュリティホールに気づかないなど、後のトラブル要因を作ってしまうこともあります。生産性を向上しつつ安全なシステムを短期間で構築するには、一括で依頼できるサービスを利用すると安心です。

5.社内に周知する

テレワーク導入によって、職場に不公平感が生まれる場合もあります。たとえば経理担当者や営業担当者が在宅勤務できないなどです。そのため、テレワークの対象者だけではなく、オフィス勤務者に対しても、テレワークの必要性や実施内容、目的などを周知し共有することが必要です。

6.テレワークを導入し運用を始める

システムの導入初期においては、テレワークは試用期間として始めるほうが安全です。不慣れな就業環境や機器・ツールの操作により、一時的に業務が非効率になることもめずらしくありません。初めてテレワークを導入する場合には、数カ月から半年ほど試験運用しないと、従来の業務レベル以上にならないケースが多いです。

7.テレワーク運用を検証し改善する

テレワークの実運用を開始したら、それで終わりというわけではありません。1のプロセスで設定した目的の達成度を、あらかじめ決めていた指標で判定して効果測定を行います。もちろん、テレワーク従事者から意見を聞き取り、就業ルールや業務内容などについて課題や問題があれば改善することも必要です。

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テレワーク導入のための助成金も活用を

国や地方自治体は、さまざまなテレワーク導入支援制度を設けています。以下で一部を紹介します。

  • ・IT導入補助金2020(経済産業省):中小企業・自営業者を対象にしたICT環境構築のための補助金です。当初は費用の2分の1を補助する制度でしたが、コロナ禍への対応として4分の3に増額されています。最大450万円の補助が受けられます。
  • ・働き方改革推進支援助成金・職場意識改善特例コース(厚生労働省):従業員の休暇取得を可能にするための設備導入を支援する、中小企業向けの制度です。コロナ禍による子育ての負担増大や従業員自身の病気などによって欠勤が発生した場合に、企業活動への影響を抑える目的もあります。補助率は費用の4分の3で、上限は50万円です。
  • ・テレワーク定着促進助成金(東京都):都内の中堅、中小企業のテレワーク定着を目的とした制度です。テレワークに関連した機器・ツールの導入費用の3分の2、最大250万円の助成を受けられます。

テレワーク導入の助成金については、こちらの記事で詳しく解説しています。
テレワーク助成金|国や地方自治体の助成金・補助金の種類や申請方法を解説

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※関東1都6県、東海4県、関西2府3県、九州2県、北海道で2021年4月〜2021年6月末日に開通したNUROアクセス スタンダード/プレミアム回線のONU、LAN1ポートでの測定結果の平均値です。※速度は測定結果の平均値であり、回線の最大速度を示すものではありません。※測定結果は、PCの性能やネットワークの状況により変化します。

まとめ

コロナ禍や働き方改革を背景として、テレワークは急速に普及しています。テレワーク導入によって、企業側には生産性向上や人材確保など多くのメリットがあります。ただし、社内で業務を行うとき以上にセキュリティ対策が重要になります。

ソニービズネットワークス株式会社のNURO Bizは、高品質・ハイスペックとローコストをかつてないレベルで両立させたソリューションです。ICT環境構築から導入支援までワンストップで提供しており、特に情報資産を守るセキュリティサービスに強みがあります。現在、テレワークを円滑に行うためのセキュリティ対策を解説した資料を無料で提供しています。

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