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オフィス移転に役立つチェックリスト|項目別の解説と時系列リスト付き

オフィス移転に役立つチェックリスト|項目別の解説と時系列リスト付き
オフィスを移転する際には、現在のオフィスと新しいオフィス、双方に関わる手配や作業が必要です。社内だけではなく、社外に対しても連絡や打ち合わせなども必要になり、何を行えばよいのかをしっかりと把握しておかなければなりません。この記事では、オフィス移転に役立つチェックリストを紹介します。多岐にわたる作業に、漏れや抜けが起きないように、ぜひ参考にしてください。

事例の課題やよくいただくご相談を基に、サービスの活用方法をご紹介します。

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オフィス移転のチェックリスト|現オフィス

オフィスを移転する際には、現在のオフィスに関わる手続きが必要です。ここでは、何を行えばよいのか紹介します。

1.退去予告と解約手続き

現オフィスについて、賃貸契約書の内容を確認しましょう。退去予告の期限や預託金の返却時期などは、必ず事前にチェックします。一般的には、退去の6カ月前までに、ビルのオーナーや管理会社などに解約通知を行います。予告期限を過ぎてしまうと、移転後も家賃が発生する可能性があるため、注意しましょう。

2.原状回復

原状回復とは、オフィスを借りたときと同じ状態に戻すことです。原状回復の費用については、原則として借主が負担します。また、原状回復は、オフィスを明け渡す時点で完了していなければなりません。工事などが必要な場合には、早めに手配をするとよいでしょう。

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オフィス移転のチェックリスト|新オフィス

新オフィスに関わる手続きには、どのようなことがあるのでしょうか。

1.物件選定

物件選定の際には、現オフィスにどのような課題があるのかを、洗い出します。新オフィスに求めるものや、移転の目的などと照らしあわせて、物件を選定しましょう。また、物件を選ぶ際のチェックポイントとしては、以下が挙げられます。

  • ・周囲の環境
  • ・最寄駅からの距離
  • ・家賃
  • ・業務上利便性があるかどうか
  • ・駐車場の有無
  • ・取引先や銀行へのアクセスなど

2.レイアウト

レイアウトを決めるためには、「動線」「ゾーニング」「配置」の3つのポイントを押さえましょう。動線は、従業員の動きやすさを重視するもので、業務効率化を目指すために重要です。ゾーニングは部署や用途によってスペースの割り振りを考えること、配置は従業員のみのスペースと、来客などの部外者も共有するスペースを分けることです。

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オフィス移転のチェックリスト|社内準備

1.スケジュール

はじめに、オフィス移転のスケジュールを組み立てましょう。日程を確認することで、やるべきことが明確になり、スムーズに移転作業がすすめられます。スケジュールを組み立てる際には、以下の項目を意識して行います。

  • ・解約の予告期限を確認する
  • ・移転に必要な準備や作業を洗い出す
  • ・社内で役割分担をする
  • ・業者の手配や日程の調整を行う

2.荷物の準備

スケジュールを立てたら、新オフィスに持っていくものと、廃棄するものなどを仕分けします。移転時期が近づいたら、必要なものの梱包作業を始めましょう。また、廃棄するものはリスト化しておくと、間違いを防げます。廃棄処分の方法を確認し、手配が必要な場合は早めに準備します。

3.データバックアップ

オフィスを移転する際には、今まで使用していたパソコンも移動させることになります。パソコンは精密機械であるため、移動の際にぶつけたりしてデータ破損するリスクもあります。大事なデータが消えるのを防ぐために、クラウドストレージなどを利用して、事前に必ずバックアップを取っておきましょう。

4.印刷物の手配

印刷物の手配も忘れずに行いましょう。例えば、取引先に送る移転案内状や挨拶状などを用意します。社外向けだけではなく、社内の印刷物の手配も行います。名刺や社員証、パンフレット、会社案内、封筒、伝票類など、企業の住所が印刷されているものは、新オフィスの住所に変更して印刷し直さなければなりません。

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オフィス移転のチェックリスト|業者手配

ここでは、引っ越し業者や内装業者といった業者の手配について解説します。

1.引っ越し業者

引っ越し業者を選定する際には、法人の引っ越しやオフィス移転の実績が多い業者を選びましょう。オフィス移転は、通常の引っ越しとは異なるため、ノウハウのある業者のほうが安心です。また、運搬や搬入以外のサービス範囲についても確認します。料金だけではなく、サービスや実績を参考にすることが重要です。

2.内装業者

内装業者の選定は、新オフィスで何を重視するのかによって、選ぶべき業者が異なります。コストを重視したい、デザインを重視したいなど、優先する項目を明確にしましょう。また、電気設備などの工事も可能であるかといった、作業範囲やサービスもチェックします。

3.電気・通信業者

オフィスは、会社によって間取りや配置などが異なるため、現地調査を行っている業者を選ぶことがポイントです。また、見積もりが適切かどうか、提案やアドバイスにも対応しているかを確認します。小さなトラブルが起こるケースもあるため、アフターサービスやフォローの有無も重要です。

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オフィス移転のチェックリスト|各種連絡

オフィスを移転する際には、関係各所への連絡も欠かせません。

1.取引先への連絡

取引先や顧客への連絡は、オフィス移転の2~3週間前を目安に行いましょう。挨拶状を送る場合は、送付時期を決めて、早めの手配が必要です。銀行などの金融機関には、顧客よりも早めに連絡しましょう。3カ月前までが目安です。

2.ホームページ情報の更新

自社のWebサイトには、移転する旨の告知を、事前に掲載します。また、移転した後すぐに情報を更新できるように、準備しておくことも重要です。Webサイトの管理や運営を外部に委託している場合は、変更の手配が必要です。忘れずに行いましょう。

3.サービス利用先への連絡

コピー機や電話機のリース、備品の購入先や雑誌の定期購読先など、定期的なサービスを利用している場合も、オフィス移転の連絡が欠かせません。また、業界団体にも住所変更届を提出する必要があります。

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オフィス移転のチェックリスト|届け出

届け出の内容によっては、新旧オフィス所在地の両方に提出する必要があったり、どちらか一方でよい場合もあるため、事前に確認しましょう。提出期限が短いものについては、準備をしておきます。消防署と郵便局は、移転前に届け出が必要になるため、忘れずに提出しましょう。

1.郵便局|転居届

郵便局への転居届は、旧オフィスの受持郵便局に提出します。移転が決まったら、すぐに届け出を行いましょう。

2.消防署

各種届出書の提出先は、新オフィス管轄の消防署です。

防火対象物使用開始届出書

防火対策物使用開始届出書は、移転の7日前までに提出しなければなりません。

防火対象物工事等計画届出書

内装工事を行う場合に提出が必要で、内装工事開始の7日前までに提出します。

防火・防災管理者選任(解任)届出書/消防計画作成(変更)届出書

社員が50名以上の企業は、移転の7日前までに提出が必要です。

3.法務局|移転登記申請書

移転登記申請書の提出先は、旧オフィス所轄の登記所です。移転先ではないため、注意しましょう。提出期限は、本店の移転なら2種間以内、支店なら3週間以内です。

4.税務署

税務署への届け出は、新旧オフィスそれぞれの所在地の所轄税務署に行います。双方に提出しなければいけないため、忘れないようにしましょう。

事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

変更異動届出書は、移転後すぐに提出しましょう。

給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出

提出期限は、移転日から1カ月以内です。

5.都道府県税事務所|事業開始等申告書

新旧オフィスそれぞれの所在地の都道府県税事務所に提出します。提出期限は、事業開始から10日以内です。

6.社会保険事務所|適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

旧オフィス管轄の社会保険事務所に、変更のあった日から5日以内に提出します。

7.公共職業安定所|事業主事業所各種変更届

新オフィス管轄の公共職業安定所に、変更のあった日から10日以内に提出します。

8.労働基準監督署

書類の提出先は、新オフィス管轄の労働基準監督署です。ただし、県外に移転する場合には、旧オフィス管轄の労働基準監督署に、廃止届を提出しなければなりません。

労働保険名称・所在地等変更届

移転後すぐに提出しましょう。

労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書

提出期限は、移転後保険関係の成立日の翌日から10日以内です。

労働保険関係成立届

提出期限は、移転後保険関係の成立日から50日以内です。

適用事業報告/就業規則(変更)届/時間外労働・休日労働に関する協届

移転後に遅滞なく提出しましょう。

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時系列で見るオフィス移転チェックリスト

ここまで解説した必要事項を、時系列で並べます。

1.6カ月前からスタート

新オフィスの物件選定

家賃・立地条件・業務上の利便性などを踏まえて物件を選定しましょう。

現オフィスへの退去予告

一般的には、退去の6カ月前までに、オーナーや管理会社に通告します。

各業者選定

引っ越し業者・内装工事の業者・電気工事関連の業者を選定します。

2.5~4カ月前までにすべきこと

新オフィスのレイアウト

動線・ゾーニング・配置を考慮して、レイアウトを決定します。

業者との打ち合わせ

レイアウトが決まったら内装業者と打ち合わせを行いしょう。レイアウトにもとづいて、電気工事やリース機器などの業者との打ち合わせも必要です。

3.3~2カ月前までにすべきこと

各種工事の手配・開始

内装・電気設備・インターネット関連の工事を始めます。

取引先への連絡・挨拶の準備

取引先へ挨拶状を送る場合には、印刷手配を始めます。銀行への連絡は、移転3カ月前までに行いましょう。

社内フローの確認

移転スケジュールや準備作業などについて、従業員に告知します。荷物の梱包や廃棄などの作業マニュアルも作成しましょう。

印刷物の確認

名刺・封筒・会社案内やパンフレット・伝票などの確認をします。

4.1か月前までにすべきこと

原状回復工事の開始

原状回復は、旧オフィスを明け渡す時点で、完了していなければなりません。

什器等の搬入

机や椅子、キャビネットなどの什器を新オフィスに搬入して、レイアウトに従って配置します。

梱包作業の開始

新オフィスに必要なものと不要なものを仕分けし、梱包作業を始めます。

5.一週間前までにすべきこと

郵便局・消防署への届け出

郵便局には転居届、消防署へは防火防災管理者の届け出などを、移転前に提出しましょう。

6.当日~移転後にすべきこと

関係官庁への届け出

届け出の内容により、提出期限が異なります。移転後すぐに届け出なければならないものもあるため、確認しておきましょう。

ホームページ・SNS等の情報更新

新住所への変更をすみやかに行い、移転した旨の告知も掲載します。

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まとめ

オフィスを移転する際には、さまざまな手続きや手配、打ち合わせ、届出が必要です。そのため、チェックリストを参考にしながら、スケジュールを組み立ててから行うとよいでしょう。
オフィス移転でかならず発生するインターネット回線の見直し。
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