オフィス移転に役立つチェックリスト｜項目別の解説と時系列リスト付き

現オフィスについて、賃貸契約書の内容を確認しましょう。退去予告の期限や預託金の返却時期などは、必ず事前にチェックします。一般的には、退去の6カ月前までに、ビルのオーナーや管理会社などに解約通知を行います。予告期限を過ぎてしまうと、移転後も家賃が発生する可能性があるため、注意しましょう。

原状回復とは、オフィスを借りたときと同じ状態に戻すことです。原状回復の費用については、原則として借主が負担します。また、原状回復は、オフィスを明け渡す時点で完了していなければなりません。工事などが必要な場合には、早めに手配をするとよいでしょう。

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物件選定の際には、現オフィスにどのような課題があるのかを、洗い出します。新オフィスに求めるものや、移転の目的などと照らしあわせて、物件を選定しましょう。また、物件を選ぶ際のチェックポイントとしては、以下が挙げられます。

• ・周囲の環境
• ・最寄駅からの距離
• ・家賃
• ・業務上利便性があるかどうか
• ・駐車場の有無
• ・取引先や銀行へのアクセスなど

レイアウトを決めるためには、「動線」「ゾーニング」「配置」の3つのポイントを押さえましょう。動線は、従業員の動きやすさを重視するもので、業務効率化を目指すために重要です。ゾーニングは部署や用途によってスペースの割り振りを考えること、配置は従業員のみのスペースと、来客などの部外者も共有するスペースを分けることです。

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はじめに、オフィス移転のスケジュールを組み立てましょう。日程を確認することで、やるべきことが明確になり、スムーズに移転作業がすすめられます。スケジュールを組み立てる際には、以下の項目を意識して行います。

• ・解約の予告期限を確認する
• ・移転に必要な準備や作業を洗い出す
• ・社内で役割分担をする
• ・業者の手配や日程の調整を行う

スケジュールを立てたら、新オフィスに持っていくものと、廃棄するものなどを仕分けします。移転時期が近づいたら、必要なものの梱包作業を始めましょう。また、廃棄するものはリスト化しておくと、間違いを防げます。廃棄処分の方法を確認し、手配が必要な場合は早めに準備します。

オフィスを移転する際には、今まで使用していたパソコンも移動させることになります。パソコンは精密機械であるため、移動の際にぶつけたりしてデータ破損するリスクもあります。大事なデータが消えるのを防ぐために、クラウドストレージなどを利用して、事前に必ずバックアップを取っておきましょう。

印刷物の手配も忘れずに行いましょう。例えば、取引先に送る移転案内状や挨拶状などを用意します。社外向けだけではなく、社内の印刷物の手配も行います。名刺や社員証、パンフレット、会社案内、封筒、伝票類など、企業の住所が印刷されているものは、新オフィスの住所に変更して印刷し直さなければなりません。

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引っ越し業者を選定する際には、法人の引っ越しやオフィス移転の実績が多い業者を選びましょう。オフィス移転は、通常の引っ越しとは異なるため、ノウハウのある業者のほうが安心です。また、運搬や搬入以外のサービス範囲についても確認します。料金だけではなく、サービスや実績を参考にすることが重要です。

内装業者の選定は、新オフィスで何を重視するのかによって、選ぶべき業者が異なります。コストを重視したい、デザインを重視したいなど、優先する項目を明確にしましょう。また、電気設備などの工事も可能であるかといった、作業範囲やサービスもチェックします。

オフィスは、会社によって間取りや配置などが異なるため、現地調査を行っている業者を選ぶことがポイントです。また、見積もりが適切かどうか、提案やアドバイスにも対応しているかを確認します。小さなトラブルが起こるケースもあるため、アフターサービスやフォローの有無も重要です。

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取引先や顧客への連絡は、オフィス移転の2～３週間前を目安に行いましょう。挨拶状を送る場合は、送付時期を決めて、早めの手配が必要です。銀行などの金融機関には、顧客よりも早めに連絡しましょう。3カ月前までが目安です。

自社のWebサイトには、移転する旨の告知を、事前に掲載します。また、移転した後すぐに情報を更新できるように、準備しておくことも重要です。Webサイトの管理や運営を外部に委託している場合は、変更の手配が必要です。忘れずに行いましょう。

コピー機や電話機のリース、備品の購入先や雑誌の定期購読先など、定期的なサービスを利用している場合も、オフィス移転の連絡が欠かせません。また、業界団体にも住所変更届を提出する必要があります。

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郵便局への転居届は、旧オフィスの受持郵便局に提出します。移転が決まったら、すぐに届け出を行いましょう。

各種届出書の提出先は、新オフィス管轄の消防署です。

防火対象物使用開始届出書

防火対策物使用開始届出書は、移転の7日前までに提出しなければなりません。

防火対象物工事等計画届出書

内装工事を行う場合に提出が必要で、内装工事開始の7日前までに提出します。

防火・防災管理者選任（解任）届出書／消防計画作成（変更）届出書

社員が50名以上の企業は、移転の7日前までに提出が必要です。

移転登記申請書の提出先は、旧オフィス所轄の登記所です。移転先ではないため、注意しましょう。提出期限は、本店の移転なら2種間以内、支店なら3週間以内です。

税務署への届け出は、新旧オフィスそれぞれの所在地の所轄税務署に行います。双方に提出しなければいけないため、忘れないようにしましょう。

事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

変更異動届出書は、移転後すぐに提出しましょう。

給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出

提出期限は、移転日から1カ月以内です。

新旧オフィスそれぞれの所在地の都道府県税事務所に提出します。提出期限は、事業開始から10日以内です。

旧オフィス管轄の社会保険事務所に、変更のあった日から5日以内に提出します。

新オフィス管轄の公共職業安定所に、変更のあった日から10日以内に提出します。

書類の提出先は、新オフィス管轄の労働基準監督署です。ただし、県外に移転する場合には、旧オフィス管轄の労働基準監督署に、廃止届を提出しなければなりません。

労働保険名称・所在地等変更届

移転後すぐに提出しましょう。

労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書

提出期限は、移転後保険関係の成立日の翌日から10日以内です。

労働保険関係成立届

提出期限は、移転後保険関係の成立日から50日以内です。

適用事業報告／就業規則（変更）届／時間外労働・休日労働に関する協届

移転後に遅滞なく提出しましょう。

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新オフィスの物件選定

家賃・立地条件・業務上の利便性などを踏まえて物件を選定しましょう。

現オフィスへの退去予告

一般的には、退去の6カ月前までに、オーナーや管理会社に通告します。

各業者選定

引っ越し業者・内装工事の業者・電気工事関連の業者を選定します。

新オフィスのレイアウト

動線・ゾーニング・配置を考慮して、レイアウトを決定します。

業者との打ち合わせ

レイアウトが決まったら内装業者と打ち合わせを行いしょう。レイアウトにもとづいて、電気工事やリース機器などの業者との打ち合わせも必要です。

各種工事の手配・開始

内装・電気設備・インターネット関連の工事を始めます。

取引先への連絡・挨拶の準備

取引先へ挨拶状を送る場合には、印刷手配を始めます。銀行への連絡は、移転3カ月前までに行いましょう。

社内フローの確認

移転スケジュールや準備作業などについて、従業員に告知します。荷物の梱包や廃棄などの作業マニュアルも作成しましょう。

印刷物の確認

名刺・封筒・会社案内やパンフレット・伝票などの確認をします。

原状回復工事の開始

原状回復は、旧オフィスを明け渡す時点で、完了していなければなりません。

什器等の搬入

机や椅子、キャビネットなどの什器を新オフィスに搬入して、レイアウトに従って配置します。

梱包作業の開始

新オフィスに必要なものと不要なものを仕分けし、梱包作業を始めます。

郵便局・消防署への届け出

郵便局には転居届、消防署へは防火防災管理者の届け出などを、移転前に提出しましょう。

関係官庁への届け出

届け出の内容により、提出期限が異なります。移転後すぐに届け出なければならないものもあるため、確認しておきましょう。

ホームページ・SNS等の情報更新

新住所への変更をすみやかに行い、移転した旨の告知も掲載します。

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オフィスを移転する際には、さまざまな手続きや手配、打ち合わせ、届出が必要です。そのため、チェックリストを参考にしながら、スケジュールを組み立ててから行うとよいでしょう。
オフィス移転でかならず発生するインターネット回線の見直し。
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