テレワークが情報システム部門に向いている理由
情報システム部門でテレワークの採用は可能でしょうか？情報システム部門の各業務内容について分析します。
1.システムの運用・監視はリモートと親和性が高い
まず大前提として、会社を運営していく上で、社内のIT環境が安定していることは必須条件といえます。そのため、情報システム部門では業務に支障が出ないように、常にシステムの状態を監視して、トラブルを未然に防ぐためのメンテナンスを日々行う必要があります。
通信技術の発達に伴い、多くの業務システムを構成する機器はリモートで操作ができるようになりました。また、サーバーが自社の拠点ではなくデータセンター内に設置してある場合も多くあります。その場合、そもそもリモート操作が前提になっている場合が多く、わざわざデータセンターに入館する必要がある作業は減ってきています。
さらに近年ではサーバーやネットワーク機器等のシステム設備を自社内に設置・運用するオンプレミスからインターネットなどのネットワーク経由で接続できるクラウド上の仮想サーバーに移行する流れが加速しており、自社で管理する物理サーバー群は減る傾向にあります。
クラウドを上手に利用することにより、自社で物理サーバーを管理する必要がなくなり、遠隔では対応することが難しい物理的な障害対応をする必要がなくなるので、物理的障害に備えて常駐する人員を削減することができ、リモートに回せる人員を確保しやすい状況にあります。
監視についてはアラートを受信できれば良いので、元々アウトソースするケースが高い業務である為、リモートと親和性が高いと言えます。
2.社内向けヘルプデスク業務もリモートで対応可能
情報システム部門には、社内からのPCやネットワークトラブルなどの問い合わせが多く寄せられます。
この問い合わせに対応する、社内向けヘルプデスク業務についてもチャットボットの利用やビデオチャットを使用することで対応可能です。さらにリモートデスクトップを使用すればユーザーのPCを遠隔で確認・操作が可能な為、することが可能である為、十分対応可能です。
3.初期のトラブル洗い出しに向いている
新しいシステムの導入時には不具合やトラブルがつきものです。
しかし、情報システム部門でテレワークのスモールスタートを実施した場合、テレワークシステムの管理者も実際にテレワークを行っている社員も情報システム部門の社員です。
そのため、一般社員へ展開する前に初期トラブル洗い出していくとともに、運用ノウハウを蓄積することが可能となり、全社員向けに展開する際にはスムーズな導入が可能になります。
4.長時間拘束の温床の夜間作業を削減することができる
情報システム部門の業務には、メンテナンスやバージョンアップ作業等、どうしても“システムが使用されていない”、もしくは“使用されていても利用者が少ない”夜間に行う必要がある為、ある意味仕方のない部分もあります。しかし、これら夜間作業が原因で情報システム担当者が長時間拘束される温床となっています。
これらを自宅からリモートで実施することができれば情報システム担当者の長時間拘束を改善することが可能です。
ただし、オンプレミスの場合は物理的な障害等に備える必要がある為、最低限の人員のオフィスへの配置は必要ですが、大幅にオフィスに常駐する人員を削減することが可能です。
5.テレワーク導入を妨げる業務プロセスの課題も洗い出すことも可能
既存の業務プロセスはオフィスで完結するようデザインされており、テレワークは考慮されていない場合が殆どです。
例えば、印鑑や紙文書はテレワークを実施する妨げになる典型的な課題です。
印鑑を貰うために出社する必要がある、紙の請求書が必須なため、経理部門の担当者はテレワークできない等、業務ロスの改善のないまま、テレワークのシステムを導入しても、「テレワークのシステムはあるけど利用されない」状態に陥ってしまいます。
情報システム部門からのスモールスタートを実施することにより、テレワークと業務プロセスのミスマッチを予め把握し対策を立てることが可能です。
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情報システム担当者が分散することが
BCP対策を強固にする
見落とされがちですが、システムを分散して稼働させても、運用する人が一箇所に集まっていて、集団で被災した場合、最悪システムは動いているのに、運用する人が誰もいない状況になってしまう可能性すらあります。
情報システム担当者が地理的に分散することそれ自体が、集団での被災や感染リスクを軽減させることに繋がります。
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まとめ
現状、テレワークを実践するうえで、システム面の課題や、業務プロセス上の課題が多くあります。
しかし、情報システム部門からスモールスタートを実施すれば、様々なノウハウの蓄積や課題の洗い出しなどを実施したうえで全社的に導入することができ、効率的なテレワークの導入が期待できます。
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