オフィス移転が決まったらどうする？具体的な流れやチェックポイントを事例と解説

多くの企業がオフィス移転を機に実現していること

多くの企業では、オフィス移転を機に社員の生産性向上や企業ブランディングの強化を図っています。ここでは、オフィス移転に伴って実現できることを2つ紹介します。

社員の生産性向上

オフィス環境の改善は、社員の集中力や作業効率の向上に直結しやすい傾向にあります。例えば、自然光を多く取り入れた明るい空間や、個人が集中できる専用スペースを設けることで、業務に取り組みやすい環境を整備できます。
さらに、部門ごとにレイアウトを最適化して業務の流れに合った配置にするのも、業務効率化に有効です。

加えて、休憩スペースや交流ゾーンを設置すると、部門を超えた自然なコミュニケーションや情報交換が促進されます。これにより、社内の連携が深まり、生産性の向上につながるでしょう。

移転を機に、SlackやMicrosoft Teamsなどの新しいコミュニケーションツールを導入することも、生産性向上に寄与します。

企業ブランディングの強化

オフィス移転を通じて、企業のイメージアップを図ることも可能です。

例えば、ブランドカラーやロゴを取り入れた内装デザインは、訪問者に企業のアイデンティティを効果的に伝えられます。また、IoTやAIなどの先端技術を取り入れたスマートオフィスを実現することで、革新的な企業イメージを表現しやすくなり、企業ブランディングの向上にもつながります。

さらに、移転先の立地選定によってアクセスの利便性を高めたり、ランドマーク性のある建物を選んだりすることで、企業の存在感をアピールできます。オフィス移転は、デザインや立地に工夫を凝らし、社員にとっても誇りを感じられる職場環境を整えるきっかけになるのです。

オフィス移転が決まったらすぐに検討するべき事項

オフィス移転が決まったら、まずは次の4つの事項を優先的に確認しましょう。

1.プロジェクトチームの結成

オフィス移転を円滑に進めるためには、専任のプロジェクトチームを結成する必要があります。移転計画の立案から実行までを担い、それぞれの担当者が具体的な役割を持つことで、効率的にオフィス移転を進められます。

例えば、全体統括チームは各部門におけるスケジュールを管理し、必要な業者との連絡や調整を行います。情報共有も重要なポイントで、チーム内で進捗状況を定期的に確認し、全体の見通しを持ちながらプロジェクトを進行させることが大切です。

また、各部門の代表者に社内への伝達や部署ごとの固有の意見の吸い上げ、移転当日のまとめ役をお願いすると、移転プロジェクトがスムーズに進みやすくなります。

2.移転の目的とゴールの再確認

オフィス移転の成功には、移転の目的とゴールを明確にすることが不可欠です。経営層とプロジェクトチームが一堂に会し、移転の背景や目指すべき成果を具体的に共有して、全員が同じ方向を目指せる体制を整えましょう。

例えば、「社員の生産性向上」や「企業イメージの向上」といったゴールを設定すると、移転に関わる全員がその目的に向けて行動できます。

従業員にとってオフィス移転は大きな変化となるため、目的とゴールを全社員に明確に伝えてモチベーションを高めることが大切です。

3.現オフィスの契約内容確認

移転プロジェクトの初期段階で、現オフィスの契約内容をしっかり確認しておきましょう。特に「解約の予告期間」がいつまでかを早めに把握し、計画に組み込むことが重要です。

また、原状回復の義務範囲や、退去時の保証金返却条件についても詳細に確認し、予算やスケジュールに影響が出ないよう準備を進めます。これらの確認が漏れていると、最終段階で追加費用が発生するなどのトラブルにつながる可能性があるため、慎重に対応する必要があります。

4.現オフィスの課題の洗い出し

オフィス移転の計画を立てる際には、現オフィスの課題を明確にすることが求められます。

例として、Web会議の増加に対して会議室が不足している、集中作業スペースがなく業務に支障が出ている、などの課題が挙げられるでしょう。また、ハイブリッドワークの導入に伴い、座席固定の廃止を検討する必要があるケースも多く見られます。

さらに、DX推進により通信量が増加した場合、現在の回線プランでは対応しきれない可能性もあります。さまざまな角度から課題を集約し、新オフィスのレイアウトや設備計画に反映させて、より良い環境づくりを目指しましょう。

オフィス移転の8～6ヶ月前に進める準備

オフィス移転の8～6ヶ月前に進めておきたい準備は、次の2点です。

5.新オフィスの物件探し

新オフィスの物件探しは、オフィス移転の成功を左右する重要なプロセスです。立地は、社員の通勤のしやすさや取引先とのアクセスに影響するため、慎重に選定する必要があります。

また、予算内で効率よく業務を行える設備が整ったオフィスを選ぶことも重要です。例えば、周辺に飲食店や公共交通機関が充実している場所を選ぶと、社員の満足度を高める要因になります。

さらに、移転後のオフィスでどのような働き方を実現したいのかを考慮し、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進するために、通信インフラや最新設備が整ったオフィスを選定すると、長期的な業務効率化が期待できます。

6.現在の契約内容の洗い出し

移転前に、現在利用している各種サービスや契約内容を洗い出すことも大切です。

通信サービス、備品レンタル、クラウドサービス、BGM契約など、長年利用しているうちに不要になったものや、現状の業務に合わなくなったものが見つかる場合があります。不要な契約を見直すことで、社内全体のコスト削減が可能となり、移転後に新しい環境に適した契約を結ぶ準備が整います。

また、契約解除のタイミングや解約手数料を早めに確認することで、スムーズに移行を進められます。

オフィス移転の5〜3ヶ月前に進める準備

移転が近づいてきた5～3ヶ月前は、次の6つの準備を進めていく時期です。並行して複数の作業を行う必要があるため、計画的に取り組むことが大切です。

7.レイアウト・内装デザインの計画

新しいオフィスのレイアウトや内装デザインを設計する際は、社員の動線や働きやすさに注目しましょう。例えば、部署や用途によって適切な配置を行うことで、業務効率が向上するだけでなく、コミュニケーションが円滑になります。

さらに、ブランドイメージを反映した内装デザインを採用することで、社員のモチベーションが高まり、クライアントからの企業イメージ向上にもつながります。

8.家具やOA機器の選定

新しいオフィス環境に適した家具やOA機器を選定することは、移転後の業務効率に直結します。社員の快適性を考慮したデスクや椅子の選定に加え、必要な機器も慎重に検討することが大切です。

必要に応じてリース契約を活用すると、初期費用を抑えつつ、メンテナンスや交換対応も含めた柔軟な運用が可能になります。また、移転と同時に業務形態や働き方が変わる場合は新しい環境にあった機器を選ぶことで、将来的な効率化やコスト削減が期待できます。

9.業者の選定と契約

引越し業者や電気工事業者、通信業者など、移転に関わる各種業者の選定と契約は、移転計画の中でも早めに進めることをおすすめします。それぞれの分野で実績のある専門業者を選ぶと、安全かつスムーズな移転が可能になるでしょう。

また、複数の業者から見積もりを取ることで、コストを正確に把握し、予算オーバーを防止できます。特に引越し業者や通信業者との調整は、移転スケジュール全体に大きく影響するため、慎重な選定と早めの契約が求められます。

10.社内への周知

移転計画を社内に共有し、従業員からの意見や質問をヒアリングすることは、移転プロジェクトの成功に欠かせません。

特に、通勤場所や業務環境の変化は全社員に影響を与えるため、計画段階から詳細な情報を共有することが重要です。移転先のメリットや、改善されるポイントを明確に伝えると、社員の理解と協力を得やすくなります。

また、ヒアリングの場を積極的に設けることで、社員がオフィス移転に対して抱える不安や懸念を解消し、移転後の業務をスムーズにスタートさせる準備が整います。

11.金融機関や取引先への告知、印刷物の手配

オフィス移転に伴う住所変更の告知は、できる限り早めに行いましょう。特に銀行やクレジットカード会社などの金融機関は、手続きに時間がかかる場合が多いため、移転の約3ヶ月前には準備を始めるのが理想です。

また、移転案内状や新しい住所を記載した社内印刷物を事前に手配しておくと、取引先の信頼を損なわない対応が可能になります。

12.通信インフラやPCの移設手配

通信インフラやPCの移設手配は、移転プロジェクトの中でも特に重要なポイントです。従業員が新オフィスを利用開始する前日には、ネットの開通や必要な周辺機器の設定を完了させる必要があります。移転先でスムーズに業務を開始できるように前倒しで準備を進めましょう。社内にオンプレミスサーバを置いている場合は、移設や設定作業も必要になります。

回線サービスによっては申し込みから開通まで数ヶ月かかる場合もあるため、早めの手配が欠かせません。

オフィス移転の2～1ヶ月前に進める準備

オフィス移転の2～1ヶ月前になると、移転プロジェクトも最終段階に近づきます。この段階では、次の5つの準備を行う必要があります。

13.引越し業者との最終調整

引越し日を確定し、搬出・搬入スケジュールの詳細な調整を行います。引越し業者と緊密に連携することで、業務の中断を最小限に抑えながら、スムーズな移転を実現できます。

オフィス内での設備や家具の搬出順序を確認し、移転先での配置計画に基づいて詳細な段取りを決定しましょう。

また、事前に社内外で打ち合わせを行い、移転当日の役割分担や緊急時の対応方法を確認する作業も重要です。業者によくあるトラブルを確認して対策を検討するなど入念な準備を進めることで、当日の混乱を防ぎ、計画通りに移転を完了できます。

14.住所変更の手続き

公的機関や関連先への住所変更手続きは、移転前に確実に進めておきたい準備事項のひとつです。消防署や郵便局など、移転前に提出が必要な届け出も多く、早めの対応が求められます。

例えば、登記の変更、社会保険や税務関連の手続きなど、公的な書類が関わる場合は、必要な書類や期限を確認し、ミスのないように進めることが重要です。

住所変更手続きを怠ると、移転後に重要な通知が届かないなどのトラブルにつながる可能性があるため、事前にリストを作成し、漏れのないよう手続きを行うことをおすすめします。

15.物品の整理と廃棄

移転時には、不要な物品や書類の整理を行い、新オフィスでのスペースを有効活用する準備を進めましょう。従業員の協力を得ながら、必要な物品と不要な物品を仕分けし、持ち込み品のリストを作成します。

また、移転に不要となる家具やOA機器については、早めに廃棄やリサイクルの手続きを計画することが推奨されます。

特に、産業廃棄物としての処理が必要な物品は、適切な業者と連携し、法令に基づいた対応をしなければなりません。必要に応じてリサイクルを活用すると、廃棄コストを削減することも可能です。

16.従業員の移転準備サポート

移転が近づいてきたら、従業員がスムーズに移転準備を進められるように、移転マニュアルを作成して配布します。マニュアルには、各自が行うべきタスクやスケジュールを明確に記載し、移転準備に対する不安を軽減できるようにしましょう。

また、移転当日の流れや役割分担も事前に伝えておくことで、混乱を最小限に抑えられます。特に、業務に必要な書類や物品の梱包手順や移転後の配置について事前に具体的な指示を出すことで、移転先での業務再開がスムーズになります。

17.移転の挨拶メール、手紙の送付

オフィス移転の報告と挨拶は、顧客や取引先との信頼関係を維持する上で欠かせません。時期としては、移転日の1ヶ月前から2週間前を目安に、メールや手紙を通じて案内を送付することが望ましいでしょう。

送付の際は、移転後の住所や連絡先、新オフィスで提供するサービスの強化ポイントなどを明確に伝えることで、移転に対するポジティブな印象を与えられます。

また、丁寧な挨拶状を作成することで、移転後もスムーズな取引やコミュニケーションを継続しやすくなります。

オフィス移転日から1ヶ月以内に完了させる事項

オフィス移転が完了してからも、いくつかの手続きが残っています。スムーズな業務再開を実現するためにも、次の3つのポイントを押さえておきましょう。

18.セキュリティシステムの更新

オフィスを移転した後は、新オフィスのセキュリティシステムを更新し、従業員のアクセス権を確認する必要があります。

特に、入退室管理システムや監視カメラ、ネットワークセキュリティなどを最新のものに見直し、従業員の安全と自社の情報資産を保護する対策を講じましょう。

また、従業員のアクセス権限が適切かどうかを再確認し、不要な権限を削除することで、内部からの不正リスクも軽減できます。セキュリティポリシーを改めて全社員に周知し、新しいシステムの使い方についても明確に案内を行うと、より安全な環境を維持できます。

19.原状回復の完了と旧オフィスの引き渡し

オフィス移転と並行して旧オフィスの原状回復を完了し、オーナーへの引き渡しを行います。通常、原状回復の工事は借主の負担で行われるため、事前に十分な予算を確保しておくことが大切です。

また、広いオフィスでは原状回復工事に1ヶ月以上かかる場合もあるため、移転スケジュールを逆算して計画的に進める必要があります。工事が完了したら、オーナーや管理会社と共に最終確認を行い、鍵の返却や必要書類の提出を終えて引き渡しが完了します。

20.新オフィスのセットアップ

オフィスの移転後は、新オフィスの通信インフラ、什器の配置、安全設備など、セットアップが完了しているかを確認しましょう。全ての設備が正常に機能しているか、社員の動線に問題がないかを詳細にチェックすることで、快適な業務環境を整えられます。

また、移転に伴い導入した新しいシステムや設備の操作方法について、必要に応じて従業員向けの説明会を開催するのも効果的です。説明会の開催により、業務の再開がスムーズになり、社員が移転後もストレスなく働ける環境を早期に整えられます。

引っ越し業者の選定と見積もりのチェックポイント

引っ越し業者を選定し、見積もりを取得する際は、選定基準や費用相場、条件交渉のポイントを押さえておくことが大切です。ここでは、2つの観点からチェックポイントを紹介します。

業者選定の基準と費用の相場

引っ越し業者を選定する際には、実績やサービス内容、対応範囲を事前にしっかりと調査することが重要です。

業者の実績は、過去の事例や顧客からの口コミなどを確認すると把握できます。特に、オフィス移転の実績が豊富な業者は、企業ごとの独自要件に対応しやすい傾向があります。

また、提供されるサービス内容や対応範囲が自社のニーズに合致しているかを確認することも重要です。費用相場を理解しておくと、過剰なコストを回避できるだけでなく、適切な価格でサービスを提供してくれる業者を選びやすくなります。

加えて、移転後のアフターサポートが充実しているどうかも注目しておきたいチェックポイントのひとつです。

見積もり取得と条件交渉

見積もりを取得する際は、一社ではなく複数の業者に依頼することで、移転規模に適した業者を選定するための比較材料を集められます。

見積もりには、引越し作業の詳細な項目や費用が記載されているため、全ての項目を細かく確認することが重要です。例として、搬出・搬入時の追加費用、作業時間の制限、特殊な機材の扱いが含まれているかなど、細かい事項も確認しましょう。

また、業者との交渉を行う際は、どの作業を業者に任せるのか、その範囲や柔軟性についても話し合い、サービスの質を維持しつつコストを抑える方法を模索します。条件交渉が成功すれば、予算内で満足度の高いサービスを受けられる可能性が高まります。

各種届出・法務手続きの進め方

オフィス移転に伴い、各種届出や法務手続きを進める必要があります。ここでは、官公庁への提出書類や名刺・パンフレットの更新作業について解説します。

官公庁への提出書類と提出期限の一覧

オフィス移転に伴い、官公庁へ提出が必要な書類は多岐にわたります。例えば、法務局への法人登記住所変更、税務署への異動届、社会保険事務所への適用事業所所在地変更届などが挙げられます。

これらの書類は、それぞれ提出期限が異なるため、事前にリスト化しておくことが重要です。提出漏れや遅延を防ぐためには、手続きごとの締切日をスケジュールに組み込み、順次対応する計画を立てる必要があります。

「オフィス移転が決まったらやるべき17のやることチェックリスト」では、移転時に届け出が必要な書類や提出期限の一覧をまとめていますので、あわせてご活用ください。

名刺やパンフレットの更新作業

オフィス移転に伴い、名刺やパンフレット、封筒などの印刷物に記載されている住所や電話番号の情報を更新する必要があります。

名刺やパンフレットの更新作業は、取引先に対する信頼維持に直結するため、計画的に進めることが重要です。取引先への移転通知は適切なタイミングで送付し、連絡が行き違うリスクを回避しましょう。

移転後すぐに使用できる体制を整えるためにも、オフィス移転の準備期間中に印刷物のデザインや情報を確認し、早めに発注することをおすすめします。

オフィス移転を成功させるためのポイント

オフィス移転を成功させるには、まず移転前に課題を明確にし、スケジュールを計画的に管理しながら準備を進めることが重要です。また、事前に予算を設定しておくことも欠かせません。

ここでは、オフィス移転を成功させるための3つのポイントを解説します。

オフィス移転で解消するべき課題を明確にする

オフィス移転を成功させるためには、解消すべき課題を明確にし、その課題に基づいて具体的な計画を立てることが必要です。

例えば、従業員の生産性向上や部門間の連携強化、企業イメージの向上といった会社の目標に合わせた移転を計画することで、より効果的なオフィス環境を実現しやすくなります。

移転の目的やオフィスに求める条件を具体的に設定し、目的を達成できるような物件選びやレイアウト設計を進めると、移転計画の一貫性を維持できます。

スケジュールを計画的に管理する

オフィス移転には多くの工程が伴うため、綿密なスケジュール管理が成功の鍵を握ります。移転準備は少なくとも6ヶ月以上前から始め、各段階で設定した締め切りを守ることで、トラブルの発生を回避できるでしょう。

特に、複数の業者や部門が関わる工程では、段階ごとの目標を明確にし、全体の調整を図ることが重要です。

物件選定、契約手続き、内装工事、引っ越し準備など、主要なタスクを細かく分解し、それぞれの進捗を管理して、移転の準備状況を可視化しましょう。

事前に予算を決めておく

オフィス移転には、物件賃料、内装工事費、引っ越し費用、設備購入費など、さまざまなコストが発生します。そのため、事前に予算を設定し、移転計画を進めることが大切です。

予備費を含めた現実的な予算計画を立てることで、準備段階で予期しない費用が発生した場合でも、柔軟に対応できるようになります。

また、「移転後に実現したいこと」と「予算内で可能なこと」を照らし合わせて優先順位を設定しておくと、移転計画を迷うことなく進められます。

専門業者のサポートを活用する

オフィス移転は通常業務と並行して進めることが多く、担当者の負担が大きくなりがちです。そのため、必要に応じて専門業者やコンサルタントのサポートを活用し、移転作業を効率化するのも選択肢のひとつです。

特に、原状回復や内装工事、引っ越し作業など、専門性が求められるタスクはプロの力を借りると、よりスムーズに進められます。

オフィス移転時はネットワークの見直しも重要！成功事例を紹介

オフィス移転後は、新しいオフィス環境に合わせてネットワークインフラを整備することが重要です。適切なネットワークインフラの構築により、安定した通信環境が整い、業務の効率化やセキュリティ強化にもつながります。

ここでは、オフィス移転と同時にネットワークを見直し、成功させた3つの事例を紹介します。

サイバーコム株式会社様

サイバーコム株式会社様では、移転前のオフィスでインターネット回線の輻輳が頻発し、特に大型のWindows Update時には業務が滞る事態が発生していました。事業者に相談しても抜本的な解決には至らず、社内からの不満も増大している状況にありました。

そこで、オフィス移転を機に「NUROアクセス 2G」を導入したところ、課題だったネットワーク輻輳を一気に解消しました。新しい環境では安定した通信速度が確保され、従業員の業務効率も大幅に向上しています。

事例詳細：サイバーコム株式会社様 導入事例

株式会社AViC様

株式会社AViC様では、Web会議の利用頻度が増える一方で、通信品質の低下が課題となっていました。特に、Web会議中のトラブルが頻発しており、業務効率を下げる要因となっていました。

同社はオフィス移転を契機に、通信インフラを「NUROアクセス 2G」に刷新することを決定。この取り組みにより、顧客や従業員がストレスを感じることなくネットワークを利用できる環境を整備し、業務の円滑化を実現しました。

事例詳細：株式会社AViC様 導入事例

リビン・テクノロジーズ株式会社様

リビン・テクノロジーズ株式会社様では、取り扱いデータの大容量化やトラブル時の問い合わせ窓口の安定運用が求められる中で、高パフォーマンスでありながら、安価でサポートも充実しているサービスを利用したいという希望を持っていました。

そこで、主要拠点のインターネット回線を対象に「NUROアクセス」を導入し、安定したネットワーク環境の構築を実現しました。「NUROアクセス」の導入後は、従来と比較してパフォーマンスが向上し、コスト面でも1/2の削減に成功しています。

事例詳細：リビン・テクノロジーズ株式会社様 導入事例

オフィス移転は単に物理的な場所を変更するだけでなく、企業の課題解決や成長を支える重要な機会になり得ます。

移転を成功させるためには、課題の明確化、計画的なスケジュール管理、予算の設定など、さまざまなポイントを押さえて準備を進めることが大切です。

オフィス移転を新たな飛躍のチャンスとするためにも、企業の目標に合った移転計画を立て、事前に設定しスケジュールをもとに綿密な準備を行いましょう。