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テレワークにはクラウドサービスが便利！クラウドサービスを導入するメリットとは

テレワークでは、インターネットを介したクラウドサービスを活用すると業務をスムーズに遂行できるでしょう。この記事では、企業の情報システム部門の担当者に向けて、クラウドサービスを導入するメリットなどについて解説します。テレワークやクラウドサービスの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

事例の課題やよくいただくご相談を基に、サービスの活用方法をご紹介します。

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テレワークとクラウドサービス

テレワークとクラウドサービスにはどのような関係があるのでしょうか。ここでは、テレワークとクラウドサービスそれぞれについて解説します。

1.テレワークとは？

テレワークとは、勤務地から離れた場所で仕事をする働き方のことをいいます。テレワークで働く場所は自宅だけに限らず、サテライトオフィスやカフェなどさまざまです。新型コロナウイルス感染症の影響で外出自粛を余儀なくされているため、テレワークを導入する企業は増えています。

2.クラウドサービスとは？

クラウドサービスとは、インターネットを介して利用できるツールのことです。クラウドは「雲」を表し、「雲の中にあるサービス」「どこで、誰が、どのようにサービスを提供しているのかわからないが利用できる」という意味で使われます。クラウドサービスは、主にSaaS、PaaS、IaaSの3種類に分類されます。

SaaS

SaaSとは、Software as a Serviceの略で、ソフトウェアを提供するクラウドサービスです。従来は端末にソフトウェアをインストールして利用しますが、SaaSは端末へのインストールは必要なく、インターネット上で利用できます。ソフトウェアの利用に加え、データもインターネット上に保存できます。

PaaS

PaaSとは、Platform as a Serviceの略で、ハードウェアやOSなどのプラットフォームをインターネット上で利用できるサービスです。SaaSよりも深い階層の設備をクラウドサービスとして提供しています。PaaSを利用すると、アプリケーション開発を行う際に自社でプラットフォームを用意する必要がありません。そのため、開発にかかるコストや手間を軽減できます。

IaaS

IaaSとは、Infrastructure as a Serviceの略で、仮想サーバやネットワークなどのインフラ環境を提供するクラウドサービスです。OSやアプリケーションなどは自社の用途に合わせてIaaS上に自由に構築できます。自由度が高い分、OSやネットワークなどについての知識や、セキュリティ対策のためのツールやソフトウェアが必要になります。

3.テレワーク導入のためにはクラウドサービスが便利

テレワークを導入すると、従業員がオフィス以外の場所で仕事をするようになります。そのため、インターネットを介してどこからでも利用できるクラウドサービスを導入すると、場所を問わずに作業ができて便利です。以降で、クラウドサービスのメリットについて具体的に解説します。

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テレワークでクラウドサービスを導入するメリット

クラウドサービスは、テレワークの導入に役立ちます。ここでは、テレワークでクラウドサービスを導入するメリットについて解説します。

1.遠距離でのコミュニケーションを助ける

テレワークでは、従業員同士が対面して作業や会議が行えません。しかし、クラウドサービスを使えばインターネットを介して従業員同士がつながれ、遠隔地同士でのコミュニケーションを助けます。Web会議や資料共有、ファイルの同時編集機能などが提供されているクラウドサービスを活用するのがおすすめです。

2.ツールの運用をする必要がない

クラウドサービスはベンダーが提供するサービスを利用できるため、自社でシステムを運用する必要がありません。メンテナンスなどもベンダーが行うため、自社はツールを利用するだけでその他はベンダー任せにできます。運用にかかる人手や手間を削減できるのもクラウドサービスのメリットです。

3.導入コストが抑えられる

クラウドサービスは、機器などの物理的な設備を導入せずに利用できます。月額料金はかかりますが、初期に大きな導入コストがかからないという点もメリットです。先述のとおり、運用もすべてベンダーに任せられるため、システム専門の人員を自社で用意する必要がありません。そのため、人材にかかるコストも抑えられます。

4.ファイルやデータの共有が便利になる

クラウドサービスはどこからでもアクセスできるため、ファイルやデータの共有が便利になるというメリットもあります。遠隔地で仕事を行うためには、ファイルの送受信が必要です。クラウドサービスを使えば、インターネット上のストレージに各自がアクセスするだけでファイルやデータの共有が可能になります。

メールにファイルを添付して送受信するよりも、セキュリティ性が高くなる点もメリットです。

5.端末が故障しても通常通りの業務ができる

クラウドサービスの特徴は、データやソフトウェアがインターネット上にある点です。そのため、もし端末が故障してもクラウドサービスは影響を受けません。端末の故障などによって別の端末を利用しなければならなくなっても、通常通りにデータやソフトウェアが利用できます。

自然災害などによって突然出社できなくなる場面もあるでしょうが、クラウドサービスなら自宅のパソコンからアクセスして業務を続けられます。

6.必要に応じて拡張できる

オンプレミスの場合、システムの規模を変えようとすると機種の変更やサーバの再構築が必要です。一方、クラウドサービスの場合は拡張も比較的容易に行えるというメリットがあります。柔軟にサーバスペックなどの変更が行えるため、繁忙期だけスペックを上げるなどの対応も可能です。

7.社内のシステムと連携できる

ツールやサービスにもよりますが、社内システムとの連携が可能なものもあります。業務上、オンプレミスシステムとの連携が必須となるツールもあるでしょう。オンプレミスとの連携が可能なクラウドサービスを選べば、クラウドサービスとオンプレミスシステムの併用も可能でしょう。

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クラウドサービスを導入する前に準備すること

クラウドサービスを導入するには、事前準備が必要です。ここでは、クラウドサービスを導入する前に準備すべきことについて解説します。

1.セキュリティ対策の準備

先述の通り、クラウドサービスはインターネットを介して情報をやりとりするものです。そのため、ネットワークにおけるセキュリティ対策が必要になります。セキュリティが不十分なフリーWi-Fiには接続しないなど、社内でセキュリティに関するルールを策定し、従業員への周知や教育を行いましょう。

マニュアルを作成して、注意点も併せて記載して配布するのも効果的です。クラウドサービスを初めて導入する場合は従業員も戸惑う可能性が高いため、利用に際して手順とルールをしっかり共有する必要があります。

2.補助金の有無を調査する

IT導入補助金など、クラウドサービス導入時に補助金を活用できるかもしれません。クラウドサービス導入時には、自治体独自の取り組みなども含め、公的な補助金があるかどうか確認してみましょう。

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クラウドサービス導入までの手順

クラウドサービスの導入をスムーズに進めるためには、順を追って進めると効果的です。ここでは、クラウドサービス導入までの手順について解説します。

1.社内の状況や課題を見直す

自社にとってどのようなツールが必要なのかを検討するためには、社内の状況や課題の把握が必要です。テレワークの形態や扱うデータの内容などによって、クラウドサービスに求める機能やセキュリティ要件は変わります。

テレワークの形態として、リモートデスクトップや仮想デスクトップを利用する、ノートパソコンを持ち帰って利用するなどが考えられます。それぞれにあったクラウドサービスを選択できるように、自社の状況整理が大切です。

2.どのクラウドサービスを導入するか決める

クラウドサービスはさまざまな企業から提供されているため、どのツールを導入するか決定しなければなりません。自社に必要な機能が揃っているツールを選びましょう。テレワークに必要となる主な機能としては、Web会議、勤怠管理、ファイル共有などが挙げられます。ツールごとに詳細機能が異なる場合もあるため、自社に適したツールを選びましょう。