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テレワークの環境はどのように整備すればいい?具体的な目安やルール作りについて解説のトップイメージ

テレワークの導入には、適切な環境整備が必要です。体制をスムーズに整えれば、社員がスムーズにテレワークに取り組め、業務改善が行えます。この記事ではテレワークの環境を整備するために必要な設備やルールについて解説します。テレワーク導入の参考にしてください。

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テレワークのメリットと課題

テレワークは新型コロナウイルスの蔓延をきっかけに多くの企業で導入されました。しかし、それを差し引いても多くのメリットがあります。具体的には以下の通りです。

・通勤による社員の疲労を軽減できる
・通勤やオフィスにかかるコスト削減ができる
・災害時に対応しやすい
・職場環境改善による退職防止ができる

テレワークを実現するためには、労務環境や適切なルールを整えておく必要があります。労務環境を整えておかないと、思うように機能せず、業務効率が悪くなる恐れもあります。

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テレワークのために最適化した環境とは?

テレワークではオフィスと異なり、自宅での作業になるため、適切な環境を整える必要があります。テレワークで必要な作業環境について解説します。

1 テレワークの作業環境

テレワークで作業するために適切な環境について、厚生労働省がガイドラインを発表しています。具体的には以下の通りです。

・部屋の広さ10立方メートル以上
・机の上は照度300ルクス以上
・ディスプレイの明るさは照度500ルクス以上
・室温17~28度、湿度40~70%
・適切な換気ができる

机は、必要なものを全て設置できる広さのものが必要です。椅子は、肘掛があるもので座面調整ができるものがベターです。従業員が健康な状態で働ける環境であるか、会社側でも注意しましょう。

2 オフィス環境

テレワークを導入すると、オフィスに出勤する従業員が少なくなり、スペースが余ってしまいます。必要以上の広さのオフィスは家賃が無駄になるため、小規模なオフィスに移転し、経費削減する企業も多いです。

また、フリーアドレス型と呼ばれ、社員のデスクが固定ではないデスク配置にするケースもあります。フリーアドレスの場合、スペースを削減しつつ、他の部署の人間ともコミュニケーションを取りやすくなる点もメリットです。

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テレワークを進めるために準備するもの

テレワークで必要になるものは業務内容によっても異なります。多くの場合、必要になるものは以下の通りです。

・パソコン
・体に負荷を与えにくいデスク・イス
・打ち合わせ時に使用できるイヤホン・マイク
・インターネット・Wi-Fi環境
・スマートフォン
・充電アダプタ

社員の私物を使用するケースもありますが、基本的には必要なセキュリティ対策ソフトや資産管理ソフトをインストールした会社貸与のパソコンを準備する必要があります。

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テレワークの環境整備のためのルール作り

会社の業務をテレワークで回すためには、適切な準備が必要です。ここではテレワークで決めておくべきルールを解説します。

1 評価基準

テレワークは直接目で見て社員の労働状態がわかるわけではないため、評価がしにくいです。そのため、社員の働きをどのように評価するか、適切に評価できる体制を整える必要があります。在宅勤務で必要な業務の中には、電話対応のように数字や結果で評価しにくい業務が少なくありません。そのような場合でも、公平感があるルール設定をする必要があります。

2 労働時間

テレワークの場合、社員が実際にどのように働いているか直接確認できず、正確な労働時間が確認しにくくなるため、勤怠管理などを使いシステム的な管理が必要です。

オンラインの打刻システムを使い、労働状況を客観的に把握できるようします。業務体制によって適切な勤怠管理の方法は変わるため、会社の業務体系に合わせたものを選びましょう。

3 費用負担

テレワークのためには、PCや事務用品など、労働環境を用意するための費用や通信費がかかります。これらの費用をどのように負担するかあらかじめ取り決めが必要です。曖昧なままにしておくと、金銭トラブルになる可能性があります。社員の自宅での印刷費用や水道光熱費など、業務に付随する経費の負担についても決めておくと、スムーズです。

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テレワークの環境整備に役立つツール

テレワークで作業しやすい環境を整えるために便利なツールもたくさんあります。ここではどのような設備が必要なのか、解説します。

1 ビジネスチャットツール

スムーズなコミュニケーションのために欠かせないのが、ビジネスチャットツールです。メールの場合やりとりに時間がかかり、無駄な時間がかかってしまいます。LINEなど個人のSNSでは機密情報の管理はできず、情報漏えいなどが発生する可能性があります。

これらの問題を解決できるのがビジネスチャットツールです。ビジネスチャットツールであれば、企業に応じたセキュリティ対策も実施でき、コミュニケーションもスムーズにとれで、効率的な業務が行えます。

2 Web会議システム

テレワークで会議を行う場合、Web会議システムが効果的です。電話とは異なり、映像で顔を合わせながら、大人数でのやりとりができます。ツールによっては、IDを持っていない他社とのやり取りでも、URLを送付するだけで打ち合わせが行え、資料の送付を行う際にも画面共有を活用できます。

Web会議システムは、会議だけではなく朝礼やオンラインのランチタイム、飲み会にも活用されています。

3 クラウドストレージ

資料やデータをオンラインで保管できるサービスがクラウドストレージです。クラウド上で保管すれば、社員同士でファイルの共有も簡単に行え、社内に設置されていた共有ファイルサーバーの代替として利用可能です。またスマホやPCでのファイル共有もでき、業務効率化にも効果的です。

ローカルに保管する場合と比べると、セキュリティ対策も整っているケースが多いため、情報漏えいのリスクも軽減します。

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テレワークで注意したいセキュリティ対策

テレワークはインターネットを活用するため、セキュリティ対策が欠かせません。セキュリティの問題で情報漏えいが起きると、企業に深刻な影響を与えます。具体的な対策を解説します。

1 テレワークを始めるとき

パソコンなど、業務に必要な環境を会社が提供適用している場合、セキュリティルールを定め遵守させる必要があります。パソコンの持ち出しの禁止、USBメモリなど記録媒体の使用禁止、外部端末からネットワークへのアクセス禁止、内部不正について厳格なルール設定が必要です。

社員が持っている端末を利用する場合、必要なセキュリティ要件をクリアすることが難しいため、資産管理ツールやログ収集ツールやMDM等をインストールしていただき、情報漏えい等の発生に備える必要があります。

2 定義ファイル等は最新に

定期的にウイルスチェックや、OSやアプリケーション、セキュリティソフト定義ファイルの更新状況を確認し、最新バージョンにアップデートを行いましょう。アップデート内容にはセキュリティの脆弱性に対しての更新が含まれる場合があり、セキュリティ性の向上には欠かせません。

テレワークの環境整備のために利用できる制度

テレワーク環境を整えるために補助金や助成金がもらえる制度があります。テレワーク環境を整えるためには、コストがかかりますが、準備が難しい企業もあるでしょう。具体的には以下のようなものがあります。

・厚生労働省「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」
・東京都「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」

経済産業省の「IT導入補助金」は2021年5月現在でも申し込み可能です。最大で450万円の助成金が受け取れるため、テレワーク環境を整えるための負担を軽くできます。

まとめ

テレワークの環境整備には、自宅の作業環境以外にも、勤怠管理や評価基準など、テレワークに対応したルール作成が欠かせません。必要なツールも多く、目的に合わせた選択が必要です。情報漏えい対策のためには、セキュリティ対策も必要となります。

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