そもそもテレワークとは？
ここでは、テレワークとはどのような意味があるのか、種類などについて解説します。
1.テレワークの意味
総務省の定義によると、テレワークとは情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用して、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方のことです。テレワークは「tele＝離れた場所」と「work＝働く」をあわせた造語で、自宅やオフィススペース、外出先など勤務地以外の場所で時間にとらわれずに働くことを意味します。
2.テレワークの種類
テレワークには、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3種類があります。
在宅勤務とは、自宅にパソコンやインターネットなどのICT環境を整備して働く方法です。モバイルワークとは特定の施設を利用しない働き方で、携帯電話やパソコンなどのモバイル端末を使って客先や外出先などで業務を行います。サテライトオフィス勤務とは、レンタルオフィスやコワーキングスペースなど勤務地以外の施設で働く方法です。
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テレワークを始めるために必要なもの
ここでは、3種類のテレワークに共通して必要なものについて具体的に解説します。
1.パソコン
テレワークでは基本的にパソコンを使って仕事をします。社内パソコンをテレワークに流用する場合は、持ち出しのルールを決めておきましょう。新規にパソコンを購入するなら、持ち運びしやすいノートパソコンが第一候補になります。
2.インターネット環境
業務上のやり取りをするためにはインターネット環境が不可欠です。環境を作る方法にはモバイルWi-Fiルーターを使う方法と固定回線を引き込む方法があり、企業が契約したルーターを社員に貸し出すケースたり、社員が個人で導入した固定回線を業務で使う場合は、テレワークなどの頻度に応じて、手当を支給する企業も増えています。
3.電話・スマートフォン
モバイルワークや顧客とのやり取りがある場合には携帯電話やスマートフォンが必要です。一般的には、企業が契約して社員に支給した端末を使います。クラウド型PBXサービスを使えば端末を内線電話として使えるため、電話対応のための出社をなくせます。社員のプライベート用端末を業務で使う場合は、事前に通信費の精算方法などを決めておきましょう
4.コミュニケーションツール
雑談や質問がしにくいテレワークにはコミュニケーションツールが欠かせません。意識の共有や情報共有がスムーズにできないと業務に支障が出るだけではなく、社員の生産性やモチベーションが下がりかねないためです。
主なコミュニケーションツールには、ビジネスチャットやWeb会議ツール、グループウェア、ビジネス用SNSなどがあります。自社の業務にあったツールを導入して、気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えましょう。
5.管理ツール
デジタル化した資料やデータを安全に管理するための管理ツールも必要です。インターネット環境と端末があれば、場所を問わずどこからでもアクセスできるビジネス向けのクラウドストレージはテレワークに向いています。
その他にも、勤怠管理やスケジュール管理、タスク管理を行える管理ツールがあります。既存システムとの兼ね合いにも配慮して必要なサービスを導入しましょう。
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テレワークの種類ごとに必要なもの
テレワークの種類によって必要な物は異なります。ここでは、それぞれに必要なものについて解説します。
1.在宅勤務
在宅勤務には長時間座って作業しても疲れにくい環境が必要です。可能であれば仕事用のデスクや椅子を用意しておきましょう。無理な姿勢で作業を続けると腰や肩が痛くなって生産性が落ちます。ノートパソコンのタッチパッド操作も効率が悪いため、マウスや使い慣れたキーボードの利用を検討しましょう。
Web会議などのミーティングに参加する際にヘッドセットを利用すると、周囲の音を拾わず会議に集中しやすくなります。
2.モバイルワーク・サテライトオフィス勤務
モバイルワークやサテライトオフィス勤務にはWi-Fi環境が不可欠です。サテライトオフィスにはセキュリティが担保されたWi-Fi環境を構築し、モバイルワーカー用にはモバイルWi-Fiルーターを用意しましょう。飲食店などで用意されているフリーWi-Fiは安全性を担保できず、ビジネスでの利用は危険です。
Web会議に参加する際はイヤホンを装着しましょう。ワイヤレスタイプなら作業の邪魔になりませんが、使っていない時間はBluetoothをオフにしておくほうが安全です。
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テレワークのために用意しておくと便利なもの
ここでは、テレワークに対応するときに用意しておくと便利なものについて解説します。
1.パソコンスタンド
パソコンスタンドとは、ノートパソコンの設置角度を変えられるアイテムです。パソコンをデスクに直接置くよりも目線が上がって姿勢が良くなるため、疲れにくくなります。キーボードの角度を変えられるものもあり、タイピングの負担軽減に役立ちます。軽くてたためるスタンドなら、持ち運びも可能です。
2.サブディスプレイ
オフィスで複数のディスプレイを使って作業をしているエンジニアなどでは、テレワークでもサブディスプレイがあると便利です。モバイルディスプレイやタブレットを使う方法なら、持ち運びもしやすく場所を取りません。ただし、パソコンのスペックによってはサブディスプレイをつなぐと処理スピードが落ちる場合があります。
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テレワークのセキュリティ対策として意識したいこと
ここでは、テレワークのセキュリティ対策で意識したい点について解説します。
1.コンプライアンスを遵守させる
コンプライアンスとは、法令遵守や企業倫理遵守を意味する言葉です。社員への監視の目が届きにくいテレワークでは、個人情報の流出や労働問題などのトラブルが発生するおそれがあります。端末の盗難や置き忘れ、離席時のロック忘れなどの初歩的なミスも少なくありません。端末やデータの扱いも含めたテレワークに関するルール遵守の徹底を図りましょう。
2.電話やWeb会議の内容を他者に聞かれないようにする
電話やWeb会議の内容を他者に聞かれると、個人情報や機密情報の漏えいリスクが高まります。電話を使用する場合には、他者がいる場所では重要な話をしないなどの配慮が必要です。画面の盗み見を防ぎたい場合には、専用のフィルターが役立ちます。
Web会議で自分が発言する場合はチャットを使いましょう。在宅勤務は家族が立ち入らないスペースでの実施が理想ですが、難しい場合はパーティションを使う方法もあります。
3.安全なネットワークを利用させる
不正アクセスや情報漏えいを防ぐため、安全性を確認できないインターネットやフリーWi-Fiを使わないよう社員に徹底させましょう。
テレワークを安全に導入するためには、VPN（仮想プライベートネットワーク）が有効です。VPNとは、インターネット内に特定の人のみが利用できる仮想的な専用回線を作る技術です。社内ネットワークとテレワーク環境の間に仮想的なトンネルを作ってデータのやり取りをする仕組みで、第三者による盗聴が難しい安全なネットワークを構築できます。
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まとめ
インターネット環境とパソコンなどの端末、コミュニケーションツールおよび管理ツールは、テレワークに必須です。それ以外にも、テレワークの種類や企業の事情にあわせて準備しましょう。
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