ネットワーククラウドセキュリティ

法人向けオンラインストレージのメリットやおすすめサービスを紹介！

近年企業であつかうデータはリッチ化が進んでおり、社内や取引先とやりとりするデータどんどん大容量化しています。その際に活用できるのが、「オンラインストレージサービス」です。この記事では、オンラインストレージサービスとは何なのか、メリットや注意点、選び方のポイントなどについてくわしく解説します。オンラインストレージサービスの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

事例の課題やよくいただくご相談を基に、サービスの活用方法をご紹介します。

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法人向けのオンラインストレージサービスとは何？

オンラインストレージサービスとは、クラウド上にあるストレージを利用するサービスです。ファイルの保存や転送だけでなく、共有も簡単に行えます。

法人向けのサービスでは、自社内のチームメンバーとのファイル共有や各プロジェクトの情報共有だけでなく、取引先とのファイル共有も可能です。無料サービスも多くありますが、法人の場合は、顧客情報などの機密情報を扱うため、有料サービスを採用するケースが多いです。

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法人向けと個人向けとの違いとは？

法人向けのサービスは、個人向けよりも幅広い用途で活用できます。保存可能容量やアップロード容量などが多く、ダウンロード速度も速いため大きな規模での利用が可能です。また、セキュリティ面でも個人向けよりは優れており、機密情報などを扱う際でも安心感が高くなります。

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法人向けオンラインストレージサービス導入のメリット

法人向けオンラインストレージサービスを導入するメリットは、大きくわけて6つです。以下では6つのメリットについて解説します。

1.データをスムーズに共有できる

企業の場合、大容量データを送らなければいけないケースも多いでしょう。メールで送信するには時間がかかる、または容量によってはそもそもメールでの送信ができません。オンラインストレージはファイルを直接共有するのではなく、保存先のURLを共有するため、スムーズな共有が可能です。また、パソコンだけでなく、モバイルなどのデバイスからもアクセスでき、時間や場所を問わずにデータ共有や編集できるため、業務効率化にも役立ちます。

2.ストレージ管理の工数・コスト削減につながる

オンラインストレージは、ストレージの管理や運用を自社で行う必要がありません。サービス提供元が管理などのすべてを担当してくれるため、パージョンアップ作業やメンテナンスなどが必要なく、管理のための人材や工数が減らせます。これにより、管理・運用にかかっていた人件費などの削減にもつながり、結果的に低コストでの導入・運用が可能です。

3.ファイルを一元管理できる

オンラインストレージは、クラウドでファイルなどを管理します。そのため、インターネットさえつながっていれば社内だけでなく、社外からでもアクセス・利用が可能です。どこからでもデータ共有ができるため、オンプレミスで構築された社内ファイルサーバーと比較し、部門間でのデータ確認や編集、外出先からのデータ送信も簡単で、最新の情報を反映した状態でファイルなどを一元管理できます。

4.セキュリティを強化できる

法人向けオンラインストレージは、セキュリティを強化できる点も魅力の1つです。例えば、特定の人のみアクセスできるようにする、アクセス権限設定やアクセス状況の監視といった機能があります。また、通信が暗号化される暗号化機能などが搭載されたサービスも多いです。これらを活用することで、セキュリティを高めながらデータの共有などができます。

5.BCP対策になる

BCP対策とは、事業の継続性を確保するための計画です。例えば、地震や台風といった自然災害や火災などの事故などによってデータが消失する可能性もあります。その際、自社内のパソコンだけにデータを保存している場合、企業活動の継続が難しいです。しかし、オンラインストレージなら、災害などの場合でもデータは消失しないためBCP対策になります。

6.容量の拡張性に優れている

オンラインストレージは、容量の拡張も可能です。法人で利用する場合、保存容量の上限を超えてしまうケースもあるでしょう。この際に、追加で費用を支払えば容量が増やせるため、容量を気にすることなく利用できます。容量無制限プランを提供しているところもあるため、容量に関するストレスがなく、快適に業務を行えます。

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法人向けオンラインストレージサービス導入の注意点

法人向けオンラインストレージサービスを導入する際には、気をつけたいポイントが2つあります。

1.障害が発生した際には対応できない

オンラインストレージは、管理・運用をサービス提供元が行うという性質上、万が一障害が発生した場合でも自社での対応ができません。急ぎで利用しなければいけないケースであっても、サービス提供元の対応や復旧を待つ必要があります。障害が発生してしまったときには、すぐに提供元に問い合わせて対応してもらうと良いでしょう。

2.アカウント情報の管理は徹底する必要がある

オンラインストレージは、複数のユーザーでデータやファイルを簡単に共有できるという性質上、情報漏えいのリスクがあります。リスクを軽減するために、アカウント情報の管理を徹底しなければいけません。また、導入の際には社員への教育も重要です。運用ルールの周知やセキュリティ意識を強化するために、研修などを行うと良いでしょう。

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法人向けオンラインストレージサービスを選ぶときのポイント

法人向けオンラインストレージサービスを選択するポイントは、8つあります。以下で各ポイントを解説します。

1.容量

どのぐらいの容量を保存できるのかは、オンラインストレージを選ぶ際の重要なポイントです。企業によって扱うデータやファイルの量は異なります。そのため、オンラインストレージサービスを契約する前に、自社で扱うデータ量などをしっかりと計算しましょう。データ量をもとにして、契約するプラン内容やサービスを選定します。

2.コスト

法人向けは個人向けとは異なり有料のサービスも多く、セキュリティ面を重視して有料サービスを選ぶ企業も少なくありません。各サービスやプランによって料金は異なりますが、サブスクリプション型の料金体系を採用しているケースがほとんどです。自社の予算にあわせて選ぶことや、コストと機能を比較することを意識しましょう。

3.対応機器

基本的には、ほとんどのサービスがさまざまな機器に対応できるマルチデバイス対応です。しかし、サービスによって異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。また、利用の際に最新OSが求められるケースもあります。スマホやタブレットなどからアクセスできれば外出先からの編集などにも対応できるため、対応機器や利用環境の確認は重要です。

4.トライアル期間

サービスによっては、実際に使って使用感を確かめられる「トライアル期間」を設けているケースもあります。契約したが使い勝手が悪く結果的に浸透しなかったという場合もあるため、気軽にサービスを試せるトライアル期間があったほうが安心です。機能や使い方に満足できたときには、そのまま有料サービスの契約に移行できます。

5.サポート体制

オンラインストレージサービスを利用する際に、何らかのトラブルや疑問点などが発生する可能性もあります。しっかりとしたサポート体制が整っていれば、トラブルなどがあってもすぐに解決でき、ストレスなく利用できます。また、サポート内容についても確認しましょう。メールでの対応なのか、電話や訪問での対応なのかなどをチェックします。

6.機能

サービスによって搭載されている機能は異なります。そのため、自社にとってどのような機能が必要なのかを明確にしましょう。必要な機能を洗い出したら、使いたいサービスにその機能が搭載されているかを確認します。基本的な機能としては、ワークフロー機能やモバイル管理機能などがあるかをチェックしておくと良いでしょう。

7.セキュリティ

企業の機密情報などを外部であるオンラインストレージで管理する場合には、セキュリティ対策が徹底されているかの確認が重要です。例えば、通信を暗号化して第三者からの盗み見を防げるかどうか、保存されているデータが暗号化されているか、多要素認証に対応しているかなどをチェックしましょう。また、ログ収集機能があれば、記録された情報の分析ができるため便利です。

8.操作性

操作性についての確認も重要です。サービスを導入しても、実際に利用する社員が使いこなせない、使い勝手が悪いということでは、サービスが浸透せずに導入した意味がなくなってしまいます。そのため、説明がわかりやすいかどうか、操作性に優れているかなどをチェックします。直感的な操作ができるものなどもおすすめです。

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まとめ

法人向けのオンラインストレージサービスは、容量の拡張性が高くセキュリティも優れているため、機密情報などを扱う企業でも使いやすくなっています。

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