会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、会議室にかかわるすべての事柄をまとめて管理するサービスのことを指します。具体的には、予約状況の管理や共有、さらには社内に限らず貸し会議室の管理も可能です。
予約状況が明確になったり、会議室を使用するすべての人に管理状況が共有されたりすることにより、ダブルブッキング防止や使用されていない会議室の明確化につなげる効果があります。会議室の予約に関する管理が簡単になるため、業務負担の軽減が図れます。
会議室予約システムが必要とされる理由
会議室予約システムは、導入することで会議室の予約や管理に関する業務の効率化を目指せる点が、企業に必要とされている理由です。会議室予約システムが導入されていない企業では、手書きやアプリで予約状況を管理している場合があります。
しかし、このような方法はミスが起きやすく、また、会議の急な延長にも対応できないため不便に感じることがあります。会議室予約システムを使用すれば、ミスがなくなる上、会議室の利用状況もすぐに把握できるため、業務の無駄を省けるのです。
会議室予約システム導入により期待できること
会議室予約システムの導入を検討している場合、導入により得られる効果やメリットについて把握しておくとよいでしょう。会議室予約システムを導入することで、予約や空き状況の管理以外にも、会議をスムーズに進行できるメリットがあります。
効率よく会議室を予約できる
従来の予約方法は、ホワイトボードに利用時間や目的を書き込んだり、パソコンで予約したりする必要がありました。しかし会議室予約システムを導入すれば、システムと連携した専用端末ですぐに会議室を予約できるため、予約のためにかかる手間が省けるでしょう。
会議室予約システムは会議室の予約に特化した専用端末もあります。部屋ごとに設置しておけば、利用したい会議室を選択して該当会議室の予定から空いているかを確認する必要がなく、迅速な予約が可能です。
会議室の稼働率が向上する
予約変更し忘れによる空予約や、会議時間の延長・短縮に合わせた利用時間の変更を自動でできるため、会議室の利用率を向上させる効果が期待できるでしょう。システムによっては、予約の開始時間が過ぎていても使用されない場合、空予約防止のため会議室の予約をキャンセルする機能があります。
会議を効率よく進められる
会議室予約システムには、会議終了時刻を知らせてくれたり、終了時刻前にカウントダウンしてくれたりする機能が備わっているため、会議の効率的な進行が実現可能です。自動で時間を知らせる機能によって、時間を意識したスムーズで効率的な会議を行えるようになるでしょう。
また、システムの導入がなされていない場合、自分で時間を管理しなければなりませんが、確認のし忘れによる予定外の延長が起きる場合もあります。このようなミスを防げることも1つのメリットであるといえます。
会議室の利用状況を簡単に確認できる
会議室の利用に関する情報をまとめてくれるため、会議室の有効的な活用が実現可能です。会議室予約システムには、会議室の利用頻度や利用時間をまとめてデータ化する機能があります。
データを基に、会議室が不足していればさらなる導入を検討したり、利用頻度の低い会議室を貸し会議室にしたりなど、会議室の運営に関する無駄をなくせます。また、会議室の運営データを手作業でまとめるのには時間と労力が必要ですが、ほかの業務に会議室管理の時間をあてられる点も、業務効率化につながるといえるのです。
ダブルブッキングが起きにくい
会議室予約システムは、予約状況が見ただけで分かるよう設定されており、予約が入っている会議室を新たに予約できないよう設定されているため、ダブルブッキングが起こるリスクを防げます。
会議室予約システムを選ぶ際のポイント
数多くある会議室予約システムから自社に合ったサービスを選ぶには、利用後にトラブルや不備が起きないか考慮しておくことも重要です。特に、多くの社員が使用することを考えると、全員が使いやすいシステムを選ぶとよいでしょう。
利用したい機能が備わっているか
企業によって使いたいサービスは異なるため、自社に合った機能が備わったサービスを選ぶようにしましょう。会議室予約システムは、運営会社によって取り入れている機能が異なります。
例えば、リアルタイムの利用状態が把握できることや、自動で利用状況のステータスが変わること、空予約防止など、企業に合わせた多彩な機能が数多く取り揃えられています。そのため、自社に必要な機能が揃ったサービスを選択することが大切です。
社内で使用しているほかのシステムと連携できるか
社内で導入しているさまざまなシステムとの連携が可能であるか確認しておきましょう。よくあるシステムには、スケジュール管理やカレンダー機能が挙げられます。システムとの連携が図れると、会議開催通知や日時変更についての連絡が送信されたり、カレンダーに会議の予定が自動で加わったりします。手動で予定転記や変更の反映をしなくて済むため、業務効率化につなげられるのです。
社内の会議室数に対応できるか
自社の会議室数に対応できるサービスを選ぶ必要があります。会議室予約システムには、少数の会議室から100室以上の管理が可能なサービスまで存在します。そのため、自社が所有する会議室数に見合ったサービスを選択することで、管理不足や無駄な出費を防げるでしょう。
誰でも簡単に使いやすいか
会議室予約システムを選ぶ際は、サービスを利用する社員全員が使いやすいシステムであることが重要です。予約のやり方が複雑であると、予約ミスやほかの業務を妨げるなどのトラブルが起きる可能性もあります。
そのため、誰が使っても予約が簡単にできる、分かりやすい機能が備わっているサービスを選ぶようにしましょう。さらに、営業先や外出先で会議室の予約を取りたい場合に対応できるよう、タブレットやスマートフォンでも予約可能な機能が備わったサービスがあると、社外での業務が多い社員の業務負担を軽減できます。
予算内で導入・運用できるか
会議室予約システムの導入にあたって、費用と導入後の成果も考慮しておくべき項目です。機能面と料金面の釣り合いが取れておらず、予算オーバーした場合、サービスにかかるコストを無駄にしてしまうため注意が必要です。また、導入後、社内の業務効率化が図れるかも考慮するとよいでしょう。
まとめ
自社に合った会議室予約システムを導入することにより、会議室の予約や管理に関するミスやトラブルが減少するだけでなく、社員の業務負担も軽減できます。さらに、時間を意識した会議の進行がなされることにより、効率的でスムーズな会議の進行が実現可能です。会議室予約システムを導入する際は、コストや機能面、さらに使いやすさなどを比較し選ぶようにしましょう。
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