オフィス移転でやることのチェックリスト・スケジュール
オフィス移転をスムーズに進めるには、計画的な準備が不可欠です。移転作業は多岐にわたるため、いつ、何をすべきかを明確にしたチェックリストとスケジュールを作成しておきましょう。
オフィス移転でやるべきことのチェックリストとスケジュールの例は、以下の通りです。
◾️移転の8～6カ月前（始動段階）
- 移転の目的と方針の設定をした
- プロジェクトチームを構築した
- 現オフィスの契約を内容確認した
- 新オフィスの物件を見つけた
◾️移転の5～3カ月前（計画段階）
- レイアウト·内装デザインを決めた
- 業者との契約が完了した
- 社内コミュニケーションを手配した
- 金融機関への告知、印刷物の手配が完了した
◾️移転の2～1カ月前（準備段階）
- 引越し業者との最終調整が完了した
- 通信インフラやPC移設の手配が完了した
- 住所変更の手続きが完了した
- 物品の整理と廃棄が完了した
- 従業員の移転準備サポートが完了した
- 移転の挨拶メール、手紙を送付した
◾️移転直後～1カ月以内（完了後の作業）
- セキュリティシステムの更新と安全確認が完了した
- 原状回復と旧オフィスの引き渡しが完了した
- 新オフィスのセットアップが完了した
チェックリストや各段階の詳細については、以下より無料でダウンロード可能です。オフィス移転スケジュールの全体像を把握したい方は、ぜひご活用ください。
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オフィス移転にかかる費用の相場
オフィス移転では、物件探しから現オフィスの退去、引越し、新しい什器購入など、さまざまな費用が発生します。
オフィス移転にかかる費用は大きく分けて下記の4つがあります。従業員数が25名で、20坪から50坪のオフィス（月額家賃100万円）へ移転した場合を想定して、概算費用を計算しました。
| 費用 | 概要 | 概算費用 |
|---|---|---|
| 新しいオフィスの入居や工事にかかる費用 |
|
約2,300万円〜 |
| 今のオフィスの退去にかかる費用 |
|
約200万円〜 |
| 引越しにかかる費用 |
|
約75万円〜 |
| その他の諸費用 |
|
約660万円〜 |
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【オフィス移転の8〜6カ月前】始動段階でやること
オフィス移転予定日の8〜6カ月前にプロジェクトを始動させ、基本的な方針やチーム体制を確立します。
この段階でやるべき4つのタスクを解説します。
移転の目的と方針の設定
オフィス移転を単なる引越しではなく、組織の成長や変革の機会と捉え、その目的・方針を設定することが重要です。経営層と従業員の意見をまとめながら、以下のように「移転によって達成したい目的・目標」を明確にしましょう。
＜目的・目標の例＞
- 好立地で営業効率を上げる、人員を増やす、経費を削減する、など
- 商談数XX%アップ、XX名採用、XX%をテレワーク化する、など
このタイミングで自社の中長期的なビジョンや理想とする働き方を決めることで、必要となるオフィスの広さや機能を逆算して検討できます。
プロジェクトチームの構築
オフィス移転は企業にとって一大プロジェクトです。移転に伴うさまざまなタスクを効率的に実行するため、専門のプロジェクトチームを立ち上げ、計画的に進める必要があります。
とくに50名以上など一定の企業規模の場合、総務部だけで完結することは難しいと考えられます。以下のように、部門横断でチームを編成して役割を決めましょう。
＜チーム作りの例＞
- 中心メンバー：コーポレート部門、総務部など。
- 意思決定者：代表、役員など。目標やデザイン、事業方針に関わる部分の最終的な意思決定を行う。
- 各部署の代表：社内への伝達、部署ごとの意見の吸い上げを担当。
現オフィスの契約内容確認
新しい物件を探す前に、まずは現オフィスの契約内容を詳細に確認することが重要です。具体的には、賃貸契約書をチェックし、退去の意思を伝える退去予告の期限や、敷金・保証金といった預託金の返却条件などについて把握しておきましょう。
一般的に、退去の6カ月前までにオーナーや管理会社への通知が必要で、それが過ぎてしまうと、移転時期がずれたり、移転後も家賃が発生したりする可能性があります。
また、オフィスの原状回復費用は基本的に借主負担です。工事が必要となる場合もあるため、早めに着手できるよう、余裕を持って準備しておきましょう。
新オフィスの物件探し
続いて、新オフィスの物件探しです。通勤の利便性が高く業務効率化につながる立地や、予算内で必要な設備を備えたオフィスなど、自社にとっての理想の働き方や必要条件を明確にし、それを叶える物件を探すことが大切です。
検討しておきたいポイントの例は、以下の通りです。
＜検討ポイントの例＞
- 社風や就労に適した周辺環境
- 最寄り駅から距離が近く、通勤に便利な立地
- 車通勤や社用車の利用が多い場合、駐車場の有無
- 家賃や預託金、共益費
- 取引先や銀行へのアクセス
現オフィスが抱える課題を洗い出し、求める条件を具体的にまとめてから物件探しをスタートしましょう。
【オフィス移転の5〜3カ月前】計画段階でやること
オフィス移転の5〜3カ月前は、新オフィスのデザインを固め、業者との契約、社内外への連絡を一斉に進めていく期間です。この段階で取り組むべき5つのタスクを解説します。
レイアウト・内装デザインの計画
従業員が働きやすい環境を実現し、企業のブランドイメージを反映するために、レイアウトと内装デザインを計画します。それぞれのポイントは、以下の通りです。
＜レイアウトのポイント＞
- 従業員の動きやすさを配慮した動線
- 部署や用途でスペースを割り当てるゾーニング
- 従業員・来客それぞれのスペースで区切る配置
＜内装デザインのポイント＞
- 全体のテーマを決める
- コンセプトを決める
- デザインに落とし込む
業者の選定と契約
続いて、業者の選定と契約です。移転コストを正確に把握し予算オーバーを防ぐためにも、余裕を持ってリサーチに取り掛かりましょう。
スムーズにオフィス移転を行うには、専門業者への依頼がおすすめです。引越し業者と電気・通信業者の選定ポイントは以下の通りです。
＜引越し業者の選定ポイント＞
- 法人のオフィス移転実績が多い
- 原状回復や内装工事、什器手配など、運搬や搬入以外のサービスも利用できる
＜電気・通信業者の選定ポイント＞
- 現地調査により、間取りや配置確認を行っている
- アフターサービスやフォロー体制が充実している
社内コミュニケーション
オフィス移転はすべての従業員に関わる一大プロジェクトのため、目的を共有し丁寧なコミュニケーションを心がけることも大切です。移転プロジェクトへの理解や協力を得るためのポイントは、以下の通りです。
◾️移転目的の共有
移転の目的を事前に説明し、従業員の認識を一致させる。
◾️丁寧なメンション
従業員は通常業務と並行して移転作業を進めるため、負担にならないようスケジュールや対応項目を丁寧に説明し、期日前にリマインドも送信する。
◾️マニュアル作成
個人の荷物を送る方法や取引先へ伝えるタイミングなどをマニュアル化する。
◾️社内対応窓口の設置
従業員からの質問や要望に対し迅速に応えられるよう、専用の窓口を設置する。
金融機関への告知、印刷物の手配
銀行などの金融機関へ連絡し住所変更の手続きを行います。手続きには時間がかかる場合も見られるため、移転の3カ月前までに済ませておくと安心です。
また、会社案内や名刺などの紙媒体に記載している住所を変更し、印刷の手配をしておきましょう。必要に応じて、取引先などへ送付する移転案内状もこのタイミングで用意します。
通信インフラやPCの移設手配
新オフィスに移転後すぐ業務に取り掛かれるよう、インターネットなどの通信インフラとPCの移設を手配しておく必要があります。情報システム部門と連携し、通信業者とも連絡を取りながらスケジュールを調整します。
遅くとも、新オフィスでの業務を開始する前日までには、インターネット回線の開通や、社内サーバーの移設と設定、業務に必要となる設備の設定を完了しておきましょう。対応が遅れると、業務に大きな影響を与えるため、前倒しで進めることをおすすめします。
インターネット回線はサービスによって、申し込みから開通まで数か月を要するケースがあるため、開通日や工事日程などを早めに確認しておく必要があります。
現オフィスで、「夕方になるとインターネットがつながりにくい」「Web会議中に音声や映像が途切れてしまう」など通信環境に課題がある場合、移転を機に新しいサービスへの乗り換えを検討するのもおすすめです。
「NUROアクセス」は、法人向けインターネット接続サービスです。世界標準の通信規格G-PONを採用しながらも、月額料金20,300円〜と抜群のコストパフォーマンスでご利用いただけます。お申し込み後、移転後のオフィスで現地調査を行いながら、ネットワークの課題解消に向けてサポートします。詳しくは、以下のリンクをぜひご覧ください。
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【オフィス移転の2〜1カ月前】準備段階でやること
オフィス移転の2〜1カ月前は、引越し業者との最終調整や公的機関での手続き、従業員へのサポート、社外告知など、準備の仕上げを行う期間です。
引越し業者との最終調整
引越し業者と最終打ち合わせを行い、業務が中断しないよう細心の注意を払って計画を立てます。重要なプロジェクトの納期や繁忙期は避け、業務への影響が最小限に抑えられるタイミングを選びましょう。
また、内装や通信環境の整備など、他の移転作業と引越し業者の搬出・搬入がバッティングしないよう全体のスケジュールを組むことも大切です。
住所変更の手続き
続いて、公的機関へ住所変更の手続きを開始します。手続きが遅れると、重要な通知が届かないなどのトラブルにつながりやすいため、確実に行いましょう。以下が、提出が必要な公的機関の一覧です。
- 転居届
- 防火対象物使用開始届出書
- 防火対象物工事等計画届出書
- 防火·防災管理者選任(解任)届出書/消防計画作成(変更)届出書
- 移転登記申請書
- 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書
- 給与支払事務所等の開設·移転·廃止の届出
- 事業開始等申告書
- 適用事業所所在地·名称変更(訂正)届
- 事業主事業所各種変更届
- 労働保険名称·所在地等変更届
- 労働保険概算·增加概算·確定保険料申告書
- 労働保険関係成立届
- 適用事業報告/就業規則(変更)届/時間外労働·休日労働に関する協定届
その他、コピー機や電話機のリース、備品など定期購入サービスを利用している場合、住所変更のお知らせを同様に行います。
手続きが必要な公的機関の一覧表やスケジュールについては、以下より無料でダウンロードできます。オフィス移転を計画通り進めるためにも、ぜひご活用ください。
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物品の整理と廃棄
最小限の荷物で移動してコストを削減するために、物品の整理と廃棄を行いましょう。従業員とも協力しながら、廃棄するものを仕分けし、必要なものだけを梱包することが大切です。
その際、廃棄物と梱包するものをリスト化しておくと、廃棄・搬出漏れを防止でき便利です。
従業員の移転準備サポート
従業員一人ひとりにタスクやスケジュールを共有し、移転当日のトラブルを最小限に抑えましょう。廃棄処分のルールや荷造りの方法、移転先の利用ルールなどを記載したマニュアルをこのタイミングで配布し、移転への不安が軽減するよう努めます。
移転の挨拶メール・手紙
オフィス移転の報告と挨拶を、社外の顧客や関係者にメールまたは手紙で送付します。移転日の1カ月〜2週間前を目安にお知らせしましょう。掲載内容については、以下の通りです。
＜掲載必須項目＞
- 日頃のお礼
- 移転日と営業日の変動
- 移転先の住所
- 新しい電話番号、FAX番号
- 結びの挨拶
＜適宜掲載＞
- 移転先の地図、アクセス情報
- 代表名（手紙の場合）
【オフィス移転の直後】完了後にやること
オフィス移転の直後は、新オフィスでのスムーズな業務開始に向けた最終調整と、旧オフィスの後処理を行う期間です。
セキュリティシステムの更新
新オフィスではセキュリティシステムを見直し、従業員の安全と情報資産を保護する必要があります。具体的には、スマートロックやシュレッダー、金庫といった収納セキュリティの導入といった物理的な対策に加え、セキュリティの高いインターネット回線への乗り換えも検討しましょう。
法人向けインターネット接続サービスの「NUROアクセス」は、お客様の課題に応じてセキュリティ製品も同時に導入できます。通信環境を改善しながら、安全なネットワークを構築したい場合、以下のリンクもぜひご覧ください。
原状回復の完了と旧オフィスの引渡し
旧オフィスの原状回復を完了させ、オーナーへ引き渡す段階です。原状回復の費用は基本的に借主負担であるため、契約内容に基づき期日までに完了させましょう。原状回復を適切に行うことで、敷金の返還やオーナーとの継続的な関係維持にもつながると期待できます。
新オフィスのセットアップ
移転後、従業員が初日から快適に働けるよう、新オフィスのセットアップに取り組みます。具体的には、以下のポイントをチェックしましょう。
＜移転後のチェックポイント＞
- ネットワーク回線や電話回線が機能しているか
- 社内の動線、設備に問題はないか
- 消火設備、警報設備、避難設備など消防法に問題はないか
- 従業員からの移転後に関する質問に対応できているか
移転時に検討したい新しいオフィス環境
近年、オフィスを取り巻く環境が変化しており、オフィスワークとテレワークを組み合わせてハイブリッドワークを導入する企業も見られるようになりました。これに伴い、オフィスに求められる役割が変化しています。オフィスは全員が出社する場所から、目的に応じて利用する業務スペースへと変わりつつあるのです。
ここでは、新しいワークスタイルを実現するために必要なオフィスのあり方について解説します。
自由に働く場所を選べるABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）
出社したい人はオフィスで、一人で作業したい人は自宅やサテライトオフィスなどで業務を進める働き方は、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）と呼ばれます。
集中したいときは個別ブース、チームで話し合いたいときはミーティングスペースなど、仕事内容や気分に合わせて、オフィス内においても働く場所を自由に選べる点が特徴です。
企業にとっては、多様な働き方の推進による従業員満足度の向上だけでなく、長期的な観点でオフィスの運用コスト削減といったメリットがあると考えられます。
IoTを駆使したスマートオフィス
ABWを実現するために検討したいオフィスの形が、IoT（Internet of Things）を駆使したスマートオフィスです。これは、IoTやAIなどの最新技術を積極的に活用したオフィスで、生産性や効率性、安全性の向上に寄与します。
スマートオフィスに備えられた機能の例は、以下の通りです。
◾️スマート空調・照明
センサーを使った空調管理や、人の気配や時間帯などに合わせて自動調整するスマート照明により、運用効率の向上や電気代カットにつながる。
◾️入退室管理システム
顔認証やスマートキーなどによる入退室管理で、不審者の侵入を防止し安全性を確保する。
◾️在籍管理システム
管理者が従業員の所在を確認できるシステムで、効率的なマネジメントにつながる。
◾️会議室管理システム
室の利用状況が可視化され、スペースを有効活用できる。
◾️ゼロトラストやSASE
自宅や出先で働く従業員は、セキュアなネットワーク環境を構築できるゼロトラストやSASEを利用することで、場所を問わず社内システムへ安全にアクセスできる。
新しいオフィス環境に欠かせない回線の選び方
オフィス移転時には、自社が希望するオフィスのあり方と通信環境を見直しましょう。スマートオフィスやABWを掛け合わせた新しいオフィス環境の実現には、高速で安定した通信環境の整備が欠かせません。
インターネット回線を選ぶ際にチェックしたいポイントは、以下の「ISP一体型」と「ギャランティ型」の2つです。
| 特徴 | 概要 |
|---|---|
| ISP一体型 |
|
| ギャランティ型 |
|
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その他、万が一の障害発生時に迅速な復旧を行える24時間365日のサポート体制はあるか、セキュリティ対策を行えるかなどについても考慮することが大切です。
オフィス移転時のスマートオフィス実現にはNURO Bizの「NUROアクセス」
オフィス移転時に、スマートオフィスやハイブリッドワークなど新しい働き方を実現するには、高速かつ安定した通信環境が欠かせません。
NURO Bizの法人向けインターネット接続サービス「NUROアクセス」は、抜群のコストパフォーマンスで新オフィスにおけるインターネット環境の改善に役立ちます。「NUROアクセス」の強みは、以下の3点です。
- 下り最大2Gbpsを実現した高スペック
- 上り下り最低10Mbps以上の帯域を確保した「帯域確保型回線」
- 24時間365日、オンサイト保守を標準提供※1
世界標準の通信規格G-PONの採用や共同開発したONU（回線終端装置）により、通信速度下り最大2Gbpsを実現。開通時、スピードテストシステムにより速度測定を実施し、その結果をWebサイトで公開しているため、いつでも確認できます。
また、ネットワークの信頼性を保証するSLA（サービス品質保証制度）も標準装備しながら、最低でも上り下り10Mbps以上の帯域を確保しています。
ONUからインターネット接続までを一元サポートしており、故障状況に応じて専任技術者が問題箇所の特定や問題の切り分け、現地での保守対応を行うため、安心してご利用いただける点も特長です。
「NUROアクセス 2G」のスタンダードプランでは、高スペック・高品質なインターネット回線を月額20,300円から契約できる点も魅力です。ご関心のある方は、以下のリンクから詳細をぜひご覧ください。
- 会社設立・移転をご検討の方はこちら
- ※1：オンサイト保守（訪問対応）にて、お客様起因による断線の場合等、弊社が有償と判断した場合、有償オンサイト費用¥50,000（税抜）が発生します。
【導入事例】オフィス移転で「NUROアクセス」へ刷新し、ネットワークの課題を解消｜サイバーコム株式会社様
IT業務効率化の仕組みを企業に幅広く展開するサイバーコム株式会社様は、日常的なネットワークの輻輳（ふくそう）※2、とくにWindowsのアップデート時に発生する深刻な通信遅延に悩まされていました。従来のネットワーク事業者に相談しても「設備の要因が大きい」と言われ、手の打ちようがない状況だったといいます。
しかし、2017年3月の本社オフィス移転を機に、インターネット回線をNURO Bizの「NUROアクセス スタンダード」へ刷新。その結果、懸念されていた輻輳が一気に解消され、Windowsのアップデートのタイミングでも、ファイルサーバーへのアクセスにかかる時間が大幅に短縮されました。
ストレスのないネットワーク環境が実現したことで、情報システム室のメンバーはクレーム対応から解放され、現在ではリモートワークの推進にも注力できています。
この事例について詳しくは、以下の記事もぜひご覧ください。
- 事例詳細：サイバーコム株式会社様
- ※2 輻輳（ふくそう）：一つの通信回線やネットワークにアクセスが集中し、処理能力を超過することで、通信速度が著しく低下したり、通信が途切れたりする現象。
【導入事例】コロナ後のオフィス回帰と移転で「NUROアクセス」を導入し通信トラブルを解消｜株式会社AViC様
創業4年で東証グロース市場へ上場した株式会社AViC様では、急速な事業拡大に伴う従業員が増加するなか、Web会議の音声や映像が途切れるといった事態が見られました。とくに、新型コロナウイルスの流行が落ち着き、従業員のオフィス回帰が進んだタイミングで、こうしたトラブルが顕在化したといいます。
同社では、以前からNURO Bizの「NUROアクセス 2G」を利用していました。同サービスを提供するソニービジネスネットワークスに相談し調査したところ、回線の帯域不足ではなく、Web会議のトラフィック集中によるボトルネックの発生や、ルーターやアクセスポイントなど周辺機器のスペック不足が原因であると判明しました。
同社は2023年10月のオフィス移転を機に、「NUROアクセス 2G」のスペックを最大限に活かすため、会議室の数を増やすと同時に、ネットワーク機器を全面的に刷新。
これにより、Web会議の音声・映像トラブルは解消され、従業員は通信速度を気にすることなく業務に集中できるようになりました。
この事例について詳しくは、以下の記事もぜひご覧ください。
- 事例詳細：株式会社AViC様
- NUROアクセス 2G
-
クラウド時代を支えるインフラのスタンダート回線
- NUROアクセス 10G
-
高コスパの帯域確保型上下最大10Gbpsサービス
まとめ
オフィス移転をスムーズに行うには、事前のスケジュールやタスク管理が重要です。オフィス移転を単なる引越しではなく、企業の成長や働き方の変革を後押しする機会と捉え、従業員と目的を共有して認識を一致させながら進めていきましょう。
新オフィスでABWやハイブリッドワークなど多様な働き方を実施するには、高速かつ安定したネットワーク環境の構築が不可欠です。
NURO Bizの「NUROアクセス」は、高コストパフォーマンスの法人向けインターネット接続サービスです。NURO Bizでは、ネットワーク環境の現状調査から最適なプラン選定、アクセスポイントの設置、運用まで一元的にサポートいたします。
「移転に伴うネットワーク構築の始め方がわからない」「移転を機に通信費のコストカットに取り組みたい」という場合、以下よりぜひご相談ください。
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お役立ち資料をダウンロード
オフィス移転が決まったらやるべき17のやることチェックリスト
移転の計画・準備～移転後の手続きまで、17項目の「時系列順チェックリスト」形式でご紹介。
ダウンロードをご希望のお客様は、以下必要事項をご入力ください。
