オフィス移転でやること：～6ヶ月前まで
オフィス移転の準備は、約6ヶ月以上前から始まります。直前になって不備が出ないように以下の準備を進めてください。
オフィスの課題や移転の目的を明確にする
最初に、移転に関する全体的な管理や調整を行うプロジェクトチームを編成し、オフィスの課題や移転の目的および理由を明確にしましょう。予算やスケジュールの設定、移転に関する情報収集、業者選定、社内外への連絡など、多くの業務を効率良く進めることが重要です。
オフィス移転の目的として、例えば社員数増加によるオフィス拡大やコーポレートイメージの向上、企業のブランディングへの寄与などさまざまあるため、まずはこの部分を明確にすることが重要です。
新オフィスを決める
まずは、新しいオフィスを決めましょう。新オフィスを選ぶ際は、立地、賃料、設備、交通アクセスなどを確認し総合的に判断することが大切です。もし可能であれば、実際に新オフィスを見学し、働きやすい環境かどうかを確認しましょう。
移転スケジュールを決める
移転後の業務開始予定日から逆算し、各工程の所要時間や期限を見積もったスケジュールを作成しましょう。スケジュールを組む際は余裕を持ち、進捗状況や問題点を定期的に確認し、必要に応じて調整をしてください。
現オフィスの解約をする
移転スケジュールが決まったら、現オフィスの解約をします。解約が滞りなく進むように、現オフィスの賃貸契約を確認しましょう。賃貸契約書には、解約通知の期限や原状回復に関する内容が書かれています。解約手続きに漏れが生じないように事前準備を進めてください。
依頼業者を選定する
新オフィスが決まったら、依頼業者を選定します。業者と一言でいっても、不動産仲介業者、内装工事業者、家具・什器・OA機器の手配業者、引越し業者、原状回復業者など、多くの業者との連携が必要です。各業者の実績やサービス内容を比較検討し、信頼できるパートナーを選びましょう。移転工程を効率化するためには、ワンストップで対応できる業者を選ぶと、調整がスムーズです。
オフィス移転でやること：～3ヶ月前まで
オフィス移転まで3ヶ月を切ると、作業が本格化します。計画を確実に進めていくために下記ステップを遵守し、スムーズに進めましょう。
オフィスのレイアウトや内装を決める
まず、新オフィスのレイアウトや内装デザインを決めましょう。業務効率や従業員のコミュニケーションが活性化するような、働きやすいレイアウト設計が重要です。その際、企業のブランドイメージに合ったデザインを取り入れれば、ブランディングにも役立つため、必ず念頭に置いてデザインを考えましょう。専門のデザイナーや内装業者と協力すれば、最適なデザインができあがるはずです。
家具・什器・OA機器などを手配する
次に、新オフィスで必要となる家具や機器を手配します。もし、旧オフィスの物を再利用する場合は、サイズやデザインが新オフィスに適しているか確認しましょう。また、電話回線やインターネット回線工事の手配、リース品の継続の可否を判断することも忘れてはいけません。
業者と打ち合わせをして依頼する
次に、選定した業者と打ち合わせを行い、作業範囲を確認し、スケジュールを確定します。作業範囲は、移転スケジュールに影響が出ないように必ず確認してください。内装工事や原状回復工事の申請手続きもこの時期に進め、必要な許可や書類を取得しておくとスムーズです。あわせて工事の進捗状況を定期的に確認し、問題が発生した場合は迅速に対応しましょう。
社内へオフィス移転を周知する
従業員にも移転目的やスケジュールを説明し、業務への影響を最小限に抑えるのが円滑に進めるカギです。従業員の理解が得られないと、移転そのものの意義が半減してしまいます。そのため、移転後のオフィスでのルールや変更点も明確に伝え、業務への影響を最小限に抑えましょう。
オフィス移転でやること：当日～1ヶ月以内
いよいよ移転というタイミングで不備が生じないように、1ヶ月以内にやっておいたほうがよい準備も忘れずに行いましょう。現場立ち会いが多くなってくるのもこの時期です。新オフィスでの業務をスムーズに開始するために、以下の手順を押さえてください。
移転当日は作業に立ち会う
移転当日は、搬出と搬入の全行程に立ち会い、荷物や設備の状態を確認します。万が一トラブルが発生した場合に備えて、荷物や設備の状態を確認しましょう。会社側でつけた覚えのない傷を見つけた場合、養生の前に撮影しておくと写真や画像が証拠として役立ちます。また、荷物などの破損がないかも確認し、トラブル防止に努めましょう。
旧オフィスの原状回復工事完了と引き渡しを行う
旧オフィスの原状回復工事が完了したら、オフィスの状態を再度確認し、物件の引き渡しを行います。敷金の返還手続きや、最終的な精算処理もこの時に済ませます。敷金の未返還や精算忘れがないようにしてください。その他、旧オフィスのメーターの検針、水道や電気などの使用料を精算したり、鍵やカードのアクセス権を返却したりなど細かい項目もあるため、前もって準備しておきましょう。
口座やクレジットカードの登録住所を変更する
次に、銀行口座やクレジットカードの登録住所を新オフィスに変更します。特に、請求書の送付先変更などは業務に直接影響を与えるため、早めに対応してください。銀行口座の情報は、窓口でも変更可能です。クレジットカードについては、WEB上で必要書類を取り寄せるか、ホームページからダウンロードして手続きを進める方法のどちらかを選びましょう。ただし、手順や必要書類などは利用している銀行もしくはクレジットカード会社によって異なるため、あらかじめ問い合わせておくとスムーズです。
各機関へ会社移転の届出を行う
法務局や税務署へ会社移転に伴う届出をします。その他、社会保険や労働保険の手続きも必要になるため、期日内に確実に対応しましょう。特に、適用事業所名称・所在地変更（訂正）届の期限は移転日から5日以内であるため、速やかに日本年金機構に提出しなくてはなりません。給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書は移転日から1ヶ月以内ですが、期間が設けられている分、忘れがちな届出でもあります。そのため、届出ごとにチェックリストを作成し、早いものから進めるとスムーズです。
取引先にオフィス移転の挨拶をする
取引先へ移転の連絡を済ませる必要があります。その際、オフィス情報の変更依頼もあわせて行いましょう。特に、郵便物や請求書の送付先変更など、業務に関わる重要な手続きを忘れないようにしてください。また、ホームページにオフィス移転のお知らせを掲載するのも有効な手段です。あわせて移転の理由やメリットなどをアピールすれば、コーポレートイメージのアップにもつながります。
まとめ
オフィス移転をスムーズに進めるためには、移転目的や理由を明確に定め、スケジュールを立てて計画的に進めなくてはなりません。なぜなら、オフィス移転は、コーポレートイメージの向上や、企業のブランディングに深く関わっているからです。本記事で解説した手順を参考に、抜けや漏れなくオフィス移転を進めましょう。
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