生産管理はなぜ属人化が起こるの？解消するためのポイントを3つ紹介

生産管理が属人化する理由として、以下の3つが挙げられます。

• 理由1：業務の仕組み化ができていない
• 理由2：業務を共有する余裕がない
• 理由3：従業員が業務内容の共有に消極的

特に、理由1の「業務の仕組み化ができていない」というのは、多くの企業が抱える問題です。仕組み化は、マニュアル化やシステムの導入などのこと。誰がやっても一定の成果を出せるような仕組みがないと、できる人に業務が集中し、属人化しやすくなってしまいます。

マニュアルやシステムがないと、業務の進め方は担当者がやりやすいやり方になっていくため、さらに属人化が進んでしまいます。

生産管理が属人化してしまうと、以下の4つの問題が起こりやすくなります。

1. 業務のブラックボックス化につながる
2. 業務の品質が安定しない
3. 特定の従業員に業務が集中する
4. 担当者の不在や退職時に業務が滞ってしまう

特に②の「業務の品質が安定しない」は持続的な経営に関わってくるため、特に確認が必要です。それぞれみていきましょう。

業務のブラックボックス化とは、特定の担当者しか業務を把握していないことです。1人が抱え込んでいる状態で周囲が業務プロセスを理解できずにいると、業務の進捗状況がわからず、サポートが必要かどうかも適切に判断できません。

また業務プロセスに改善が必要でも、問題が発生しなければ後回しになってしまい、生産性の向上を妨げてしまいます。

このように、業務がブラックボックス化していると、上長も業務内容を把握できないため、適正な業務評価も困難です。担当者や周囲の従業員に不満がたまるおそれもあります。

業務が属人化すると、業務の品質にバラつきが出るという問題もあります。

マニュアルやシステム等の誰でも一定の成果を出せる仕組みがない場合、業務の品質は担当者の力量に左右されて安定しません。異動や昇進、退職などで担当者が変わると、品質に悪影響を与えるおそれがあります。

また、属人化は担当者が業務を怠っていても周囲からは気づきにくいです。業務の怠慢は品質の低下につながる上、担当者の成長も妨げる要因になります。

特定の従業員に業務が集中することも問題です。属人化していると、周囲の従業員に業務を振り分けることができません。結果として、特定の従業員に負担が偏ってしまい、残業が増加したり休日を取得しにくくなったりしてしまいます。

負担が集中する状態が長く続くと、心身ともに疲弊してしまいます。最悪の場合、心身のバランスを崩して休職や退職といった深刻な事態につながりかねません。

属人化すると、担当者不在時に業務が滞ることもあります。たとえば、担当者不在時にトラブルが発生しても他の従業員が同じように業務をこなせないため、対応が遅れて取引先に迷惑をかけてしまう可能性があります。

また事故や急病、転職などの理由で、担当者が休職や退職すると、事態はさらに深刻です。業務のノウハウはすべて担当者が持っており、社内に蓄積されていません。品質が落ちてしまうだけではなく、業務が停滞してしまう可能性もあります。

ここまで生産管理が属人化する問題点をみてきました。まとめると以下の通りです。

属人化が自社に与える悪影響を防ぐためにも、属人化対策は必要不可欠です。そこで次に、生産管理の属人化を解消することで得られるメリットを紹介します。

生産管理の属人化を解消するメリットは、次の3つが挙げられます。

1. 生産性が向上する
2. 業務の品質レベルが安定する
3. 労働環境の改善につながる
4. 急な休職や退職にも対応できる

中でも2つ目の「業務の品質レベルが安定する」は、取引先との関係においても大切です。ぜひ参考にしてください。

属人化を解消すると、生産管理の生産性が向上します。業務のブラックボックス化が解消されるため、担当者以外の社員も業務内容を把握できるからです。

周囲が業務内容を把握できると、進捗が思わしくない場合のサポートや業務プロセスの課題を発見しやすくなるため、業務の効率改善が期待できます。

また業務のノウハウを共有したり蓄積したりもできるため、部署全体のレベルの底上げにもつながり、生産性の向上が期待できるでしょう。

属人化がなくなれば業務の品質レベルの安定にもつながります。たとえば、業務のマニュアル化やシステム導入などの仕組みを取り入れて属人化を解消することで、誰が担当しても変わらない品質で業務ができるようになります。

また、複数人が業務内容を理解することで、複数の目で業務をチェックすることが可能です。担当者が怠けることも難しくなり、品質にバラつきが少なくなります。担当者が不在時に周囲の人たちが代わりに対応できるため、取引先に迷惑をかける心配も減らせるでしょう。

従業員の労働環境改善にもつながります。属人化せずに周囲の従業員と業務を共有できると特定の従業員に負担が集中しないため、残業の削減や休日の取得がしやすくなるからです。

また、属人化を解消できれば、業務の問題を1人で抱えることもなくなります。トラブルが発生したときには、同僚や上長に相談し精神的な負担の軽減も期待できます。さらに上長が業務内容を把握できるため、適正な評価も可能です。

担当者の急な休職や退職に対応しやすくなります。業務内容の共有やマニュアル化・システム導入などをしておけば、担当者が不在の場合に、周囲の従業員が代わりに対応できるからです。

急な事故や病気による休職や退職の場合でも、慌てずに業務の引き継ぎがしやすく、一定の品質を保ちやすくなります。

なお、業務の属人化解消や業務の引き継ぎには、生産管理効率化ツール「Prediction One」がおすすめです。Prediction Oneは予測モデルの構築から分析まで、クリック操作のみで直感的に操作できます。個人の裁量で決めがちな原料の価格予測や出荷数予測などを誰でも行えるようになれば、属人化の解消や防止に役立ちます。

「Prediction Oneがどのように属人化を解消できるのか知りたい」と思った方は、ぜひ以下より詳細をご覧ください。

生産管理の属人化を解消するメリットを押さえた上で、属人化のポイントとしては以下の3つが挙げられます。

1. 業務内容を見直す
2. マニュアルを作成する
3. 生産管理ツールを導入する

それぞれみていきましょう。特に②の「マニュアルを作成する」は、属人化の解消だけではなく新しく配属された従業員教育にも活用できるのでおすすめです。

まずは、業務内容の見直しが必要です。属人化している業務のワークフローの手順を明確に定めると、誰でも一定の品質を担保できるようになります。

業務内容を見直す際には、なるべくシンプルになるように整理することが大切です。ワークフローが長く複雑では理解しにくくなるため、担当者によって業務の品質にバラつきが出てくるおそれがあります。

また、ワークフローがシンプルであればマニュアルも作成しやすくなるので、業務内容を見直す際には、なるべくシンプルになるように心がけるのがおすすめです。

マニュアルの作成も有効です。マニュアルがあれば業務の内容や手順が明確になるため、業務のブラックボックス化を防げます。担当者が不在でも、他の従業員が対応できれば一定の品質を担保できます。

さらに、業務を引き継ぐ際にも、マニュアルがあればそれ以外の部分を引き継げば済むため、大幅な効率化が可能です。

また、マニュアルを作成することは教育コストの削減にもつながります。業務の手順がわかるマニュアルがあると、業務への理解や習得が早まるため、新人の早期戦力化や教育担当者の負担軽減が可能です。

マニュアルを作成する場合は、業務手順を文章や写真、動画などでわかりやすく残しましょう。マニュアルを作っておけば、従業員の少ない現場でも業務品質が低下する心配を減らすことが可能です。

マニュアルの作成後も継続的なブラッシュアップが必要です。定期的にマニュアルを見直すことで、ワークフローの改善も期待できます。

生産管理ツールを導入することも大切です。生産管理ツールは、製造業におけるさまざまな業務を一括管理します。生産管理ツールを導入すると、情報が一ヵ所に集約されているため、情報共有や引き継ぎなども容易になります。

生産管理ツールの中でもAIツールを導入すると、属人化しやすい出荷予測や原料の価格予測などを誰でもこなせるようになり、属人化リスクを低減することも可能です。生産管理のAIツールについては、次の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

参考記事：生産管理にAI導入がおすすめ！課題解の事例も紹介

生産管理の属人化について、属人化の理由や問題、解消するメリット、ポイントなどを紹介しました。生産管理が属人化してしまうと、業務の品質が安定しない、特定の従業員に業務が集中するなどの問題が発生するおそれがあります。
そのような懸念をなくすために、業務の属人化を解消するポイントは次の3つです。

1. 業務内容を見直す
2. マニュアルを作成する
3. 生産管理ツールを導入する

中でもマニュアルの作成は、属人化の解消だけでなく、教育コスト削減にも役立ちます。

すでにマニュアルを作成済みの場合は、生産管理ツールの導入がおすすめです。たとえば、「Prediction One」では予測モデルの構築から予測分析まで、直感的なクリック操作のみで行えます。

「予測」という属人化しやすい業務を、精度の高いAI予測で誰でも行えるようにします。
AI予測に何ができるのか知りたい方は、ぜひ以下よりPrediction Oneの詳細をご欄ください。