生産性の高いオフィスと低いオフィスの特徴
生産性の高いオフィスと低いオフィスの特徴を下記で詳しく解説します。
生産性の高いオフィスの特徴
生産性の高いオフィスには、いくつかの共通する特徴があります。
まず、快適な環境が整っていることが重要です。適切な温度や照明が社員の生産性を高めます。
また、整理整頓された空間も欠かせません。デスク周りやデジタルデータの整理を徹底することで、無駄な時間を削減できます。
最後に、適度な休憩やリフレッシュエリアの設置も効果的です。短時間の休憩が集中力を維持し、結果的に業務の効率向上につながります。
生産性の低いオフィスの特徴
生産性の低いオフィスでは社員の不満が溜まりがちです。現在のオフィスに対して「物を置けるスペースが少ない」や「空調の温度調整が不快」といった指摘が挙がりました。収納場所が不足し雑然とした職場や、暑すぎたり寒すぎたりする環境では集中力が削がれてしまいます。
さらに、仕切りが一切なく常に誰かに見張られているような空間や、静かすぎて雑談もしにくい雰囲気もストレスの原因です。休憩スペースがなく適度にリフレッシュできない職場では、社員の疲労感が蓄積して生産性が低下してしまうでしょう。居心地の悪いオフィスでは社員がストレスを抱え、やる気や業務効率が落ちてしまいます。
オフィス環境を改善すると生産性が高くなる理由
オフィス環境を改善すると生産性が高くなる理由は以下のとおりです。
- 業務効率が向上する
- 社員の健康維持につながる
- コミュニケーションが増加する
- ワークスタイルの多様化につながる
オフィス環境を改善すると生産性が高くなる理由を下記で詳しく解説します。
業務効率が向上する
オフィス環境が悪いと、社員は十分に能力を発揮できず、意欲も低下して業務効率が落ちてしまいます。現在のオフィス環境を点検し、空調や換気設備のメンテナンスを行ったり照明の明るさを調整したりと、基礎的な部分から改善してみましょう。
デスクやキャビネットの配置を見直し、必要な備品や資料をすぐ取り出せるよう整理整頓も重要です。働きやすく快適なオフィスは社員のストレスを減らし、業務をスムーズに進めるのに役立ちます。結果として社員の会社への愛着心も高まり、離職率の低下や優秀な人材の確保にもつながるでしょう。
社員の健康維持につながる
適切な空調・換気管理や照明調整、防音対策といったオフィス環境の改善は、社員の健康増進にもつながります。一年中同じ設定にせず、季節に合わせて温度や湿度を調整すれば風邪予防や健康維持に効果的です。
たとえば、夏は冷房の温度に気を配り、冬は乾燥を防ぐために加湿器を置くといった対策は欠かせません。仕事に集中できる快適な環境は、ストレス軽減にも役立ちます。社員が心身ともに健康であれば、いきいきと働く人材が増えて企業の生産性向上に良い影響を与えるでしょう。
コミュニケーションが増加する
生産性の高いチームワークを実現するためには、社員同士がコミュニケーションを取りやすいオフィス環境が求められます。クリエイティブな仕事では、対話しやすい場づくりが重要です。デスクや収納棚の配置を見直し、パーティション（仕切り）を低くすると、社員同士が気軽に声を掛け合いやすくなり、アイデアが生まれやすくなります。
さらに、フリーアドレス制を導入したり休憩室を充実させたり、誰でも集まりやすいソファブースやカフェスペースを設置するのも効果的です。コミュニケーションが活発になれば新しい発想が生まれ、組織全体の生産性向上につながるでしょう。
ワークスタイルの多様化につながる
近年、テレワークの普及や在宅勤務の増加などにより働き方が多様化しています。それでも多くの社員は出社して働いており、オフィスで健康的に働ける環境づくりは依然として重要な課題です。快適なオフィス環境は、就職活動で企業を選ぶ際の重要なポイントにもなっています。
また、育児や介護との両立、フリーランスや副業など多様な働き方が広がる中で、企業には様々な人材を受け入れる柔軟性が求められているのです。オフィス環境を整えることは、そうした多様な働き方を受け入れる受け皿となり、「この会社で働きたい」と思う人材を増やす効果も期待できます。結果として、人材確保や定着率の向上に役立つでしょう。
生産性の高いオフィスにするために見直すポイント
生産性の高いオフィスにするために見直すポイントは以下の3つです。
- ワークスタイルを明確にする
- 企業特性に適した改善を行う
- 無理に改善する必要はない
それぞれのポイントを下記で詳しく解説します。
ワークスタイルを明確にする
現代では、働き方のスタイルが多様化しています。かつては全員が決まった時間に出社し、決まった席で勤務するのが当たり前でしたが、今はフレックスタイム制や在宅勤務を認める企業も増えました。
そのような場合、一人ひとりに固定席を用意するよりも、各自が好きな場所で働けるフリーアドレス制にした方が効率的な場合もあります。自社のワークスタイルを分析し、社員が最もパフォーマンスを発揮できるオフィスのあり方を明確にしましょう。
企業特性に適した改善を行う
快適なオフィスの形は、企業の業務内容や文化によって異なります。他社のオフィス改善事例を真似しても、自社で同じような効果が出るとは限りません。社員数や男女比、年齢層など自社の実情に合わせて検討すべき要素は多くあります。現在のオフィスの課題を洗い出し、自社の特性に合った環境改善策を講じることが大切です。
無理に改善する必要はない
オフィス環境の改善は、焦って社員に無理強いすると逆効果になる恐れがあります。新しい環境に馴染めない社員もいるかもしれません。たとえば、コミュニケーション促進のための休憩スペースを設けても、最初はあまり利用されないこともあります。しかし、「皆で使うように」と強制するのではなく、しばらく様子を見るのも大切です。徐々に社員が慣れて自発的に活用し始めれば、本来の効果を発揮するでしょう。
生産性が高いオフィスの事例
生産性が高いオフィスの事例は以下のとおりです。
- 一定の距離感を保つ
- テイストの違う休憩スペースをつくる
それぞれの事例を下記で詳しく解説します。
一定の距離感を保つ
社員同士が程よい距離感を保てるオフィスレイアウトの事例です。自動車部品メーカーのあるオフィスでは、執務エリアに背面式レイアウトを採用しました。L字型の広いデスクブースを背中合わせに配置し、正面は低めのパーティションで区切られています。
また、隣り合うブースの間にはワゴン（移動式収納）を置いて適度に距離を取りつつ壁は設けず、孤立しすぎない距離感を実現しています。背後の通路幅も広く確保されており、圧迫感がありません。周囲の視線を気にせず自分の仕事に集中でき、振り返ればすぐ同僚と相談できるバランスの良い環境です。
テイストの違う休憩スペースをつくる
業務エリアとは、雰囲気を変えたリフレッシュスペースの事例です。同じオフィス内にある共有スペースですが、間仕切りや棚、観葉植物、ロールスクリーンで仕切られ、作業エリアが目に入らないよう工夫されています。壁にはダイナミックなアートが飾られ、レザーソファやコーポレートカラーのブルーのクッションなど、執務スペースとはテイストの違う遊び心のあるデザインです。
集中して働く空間から離れ、まるでオフィス内のオアシスのようにリフレッシュできる場になっています。このように、オンとオフにメリハリをつけられる空間を用意すると、社員は仕事と休憩の切り替えがしやすくなり、結果的に生産性アップにつながります。
まとめ
本記事では、生産性の高いオフィスの特徴や、生産性向上につながる環境改善の理由、具体的な見直しポイントや事例を紹介しました。オフィス環境は社員の生産性に大きな影響を与える重要な要素です。快適で働きやすいオフィスをつくることは、業績アップや社員の満足度向上にも直結します。ぜひ自社のオフィス環境を今一度見直し、できるところから改善を始めてみましょう。
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