店舗の在庫管理はなぜ重要か？進め方やシステムを導入するメリット

店舗における在庫管理（店舗在庫）は、商品や原材料などきちんと管理することです。たとえば、在庫の保管や発注、廃棄などの業務を指します。

具体的な在庫管理の流れは以下の通りです。

1. 在庫状況を確認する
2. 仕入れ量を決定する
3. 棚卸を実施する

上記3つのプロセスを適切に実施することで、顧客満足度を高め、業績の向上につながるわけです。

この在庫管理は店舗運営の成功を左右する非常に重要な業務です。なぜ重要なのかを、次の章で解説します。

在庫管理は店舗や事業の利益に直結しています。

その理由は、もし在庫が過剰になると不必要な仕入れとなり、その在庫を保管するためのスペースや管理に追加のコストがかかるからです。一方で在庫が不足すると、商品を顧客に提供できない機会が増え、販売機会を逃してしまいます。

つまり、在庫管理を適切に実施できれば、無駄なコストを削減し、効率的に利益を生み出すことが可能です。

適切な在庫管理は、生産性の向上にもつながります。

在庫数が過多になると、在庫数を把握できなくなりがちです。その結果、必要な備品や材料を探す作業に時間がかかり、さまざまな業務の効率を悪化させてしまいかねません。

また、在庫があると思っていた備品や材料がなく、本来不要だった再発注をしなければならないケースもあるでしょう。

在庫を適切に管理できれば、必要な備品や食料品などの位置を把握でき、備品や材料探しに時間がかかりません。

適切な在庫管理は、事業のキャッシュフローの改善につながります。長期間にわたる在庫の保管は、保管コストの増加だけでなく、商品の価値の低下も招きかねません。

適切な在庫量を保持していれば、資金の流れを健全に維持できます。

在庫数を正確に把握できていないと、無駄なコストにつながります。

特に在庫数を少なく見積もり過剰に仕入れてしまうと、古い商品の存在に気づけなくなりがちです。

たとえば季節の限定品が在庫として残ってしまうと、適正価格で販売できなくなります。また、食料品を扱う店舗では、商品の賞味期限を超えてしまうと廃棄しなくてはなりません。

また、過剰な在庫はキャッシュフローの悪化にもつながり、会社経営に悪影響を与えてしまいます。

在庫数が過剰になるのとは反対に、在庫が少なくなり過ぎるのも問題です。在庫が不足していると、顧客への商品提供の機会を逃してしまうからです。

適切な在庫管理ができないと、在庫の欠品に気づかないケースもあります。

注文が入ってから在庫がないことに気づいた場合、顧客の不満の原因になり、口コミなどで悪い評判が広がる恐れもあります。「お店に行っても欲しい商品がないことが多い」という口コミが広がれば、顧客の来店を遠ざけてしまいかねません。

まずは、現在の在庫状況を正確に把握しましょう。在庫の数量や種類、ステータス（新品・返品・破損など）などを記録します。

また、すでに欠品している商品や材料があるかもしれないため、本来必要な商品・材料の記録も必要です。

現状を把握したあとは、過去の販売実績や需要予測をもとにして、適切な在庫数を算出します。適切な在庫数は「一定期間の需要数 ＋ 安全在庫数」で算出できます。

• 一定期間の需要数：過去データから算出された一定期間内の平均需要数
• 安全在庫数：欠品しないために保持するべき最低限の在庫数

たとえば、一定期間の需要数が1ヶ月100個、安全在庫数が30個であれば、適切な在庫数は合計で130個です。

適切な在庫数の算出で「一定期間の需要数」を使いましたが、これは過去の需要数でしかありません。仕入れの際に必要なのは、今後の需要数を予測することです。

そこで、適切な数の商品を仕入れられるよう、長期にわたる販売実績や季節性などの情報を基に、将来的な需要を予測します。

また、初めて算出した需要の予測は必ずしも完璧ではないため、PDCAサイクルを通じて、その精度を徐々に高めていく必要があります。

在庫を維持する方法には、定量発注方式と定期発注方式の2つの方法があります。

• 定量発注方式：在庫総量を設定し、その量を下回った場合に自動的に発注する
• 定期発注方式：毎月あるいは毎週の決まった日に、一定量の商品を発注する

この2つの発注方式は、使い分けることが適切かつ効率的な在庫管理の鍵です。

たとえば、定期的に使う備品や材料などは、定期発注方式を採用することで、発注漏れの防止や発注作業の自動化につながります。一方で、日によって発注の有無や量が変わる材料や商品や、定期発注方式を採用することで、在庫不足や過剰在庫を防げます。

どちらにせよ、在庫管理を効率的に進めるには、システムを導入するのがおすすめです。

システムを利用することで、発注作業や在庫管理を自動化でき、ヒューマンエラーの削減や業務の時短につながります。業績向上を目指す店舗運営において、在庫管理システムの導入は大きなメリットをもたらすでしょう。

人間が在庫を管理する場合、特に複数の商品や多数の取引先があると、見落としや予測のズレ、データの入力ミスなどのヒューマンエラーが生じるリスクが高まります。

しかし、在庫管理システムを導入すれば、システムに任せた作業はミスが発生しません。人が行う在庫管理の作業が少なくなることで、余裕を持って取り組め、ケアレスミスを防ぐ効果も期待できます。

従来の手動による在庫管理方法では、最新の在庫状況をリアルタイムに把握できませんでした。

しかし、システムを使用すれば、商品の出入りが随時更新され、常に正確な在庫情報を確認できます。在庫を確認する時間を省けるため、すぐに適切な発注の判断ができるようになります。

店舗経営において不要な在庫を持つと、資本の無駄遣いだけでなく、保管スペースの確保や管理コストの増加などの問題も引き起こします。在庫管理システムを利用すれば、適切な在庫レベルを維持し、商品の過剰または不足を防ぐことが可能です。

たとえば、AIを使った予測分析ができれば、過去の販売データや市場のトレンドにもとづいて発注数を決められ、最適な在庫量を維持できます。

在庫管理システムを使用すると、商品の入出庫作業や発注業務、在庫の管理などの作業が大幅に効率化されます。

特に、POSシステムやハンディターミナルとの連動により、入力作業の手間や時間を削減し、よりスピーディに業務を進めることが可能です。また、AI技術を活用した需要予測を取り入れれば、時間をかけて発注数を考える必要がなくなり、発注作業の効率が向上します。

作業の効率化が進んでいけば、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。

店舗運営の中でも、飲食業や生鮮食品を扱う業種は、賞味期限や消費期限が迫った商品の扱いが課題です。在庫管理システムには期限管理機能が搭載されており、賞味期限が近い商品を優先的に販売するよう促進するといった具体的なアクションを取れます。

そのため、廃棄や値引き販売の頻度を減らし、無駄なコストを削減できます。

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店舗運営において適切な在庫管理は不可欠です。適正な在庫数を確保しないと、コストの増加や販売の機会損失などのデメリットが生じ、これらが積み重なるとビジネスへの大きなダメージとなります。

システムを導入することで、作業の自動化やヒューマンエラーの防止、作業効率の向上といった多くのメリットがあります。初期コストはかかりますが、長期的に見ると費用対効果は計り知れません。

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