店舗の効率化に欠かせないたった1つの原則は？具体的な取り組みも解説

店舗運営には、接客やレジのような営業中のタスク以外にもさまざまな業務があります。

売上や在庫、仕入れ、顧客情報の管理、そして本社や多店舗との連絡、連携、報告書提出など事務作業が多岐に渡るケースも少なくありません。

これらの業務はアルバイトや新人に任せにくく、一部の社員がその多くを担当することになり、業務負荷が偏ってしまいます。1人の社員に負担が偏ることで、ミスの誘発や離職につながりかねません。その社員が退職するときに引き継ぎが十分にできず、店舗の運営に支障をきたす可能性もあります。

人手不足は、多くの店舗が直面している問題だと思います。業務量が多いのにもかかわらず、少ない人数で営業しなければならず、離職や急な病欠が生じた場合には必要な人数をそろえられないケースもあるでしょう。

人手が足りないとサービスの提供速度や質が低下し、顧客満足度が下がる恐れが出てきます。

従業員の募集をかけてもなかなか人が集まらない。採用しても多忙な業務の中で十分な研修や教育を提供できず、多くの業務を任せられない。そして、雇用した従業員がすぐに辞めてしまい、人手不足が解消できないという店舗も多いはずです。

このような状況は、既存従業員の業務負担がより増えてしまい、離職につながりかねません。

店舗の営業では、人為的なミスは避けられません。

たとえば、レジ精算や発注など、人が業務をおこなう場合は、ミスを完全になくすことは困難です。

また、人為的なミスを減らすために、さまざまなツールを導入している店舗もあるでしょう。一見、ミスを減らすための効果的な施策だと感じますが、多くのツールを導入することで、各ツールの操作方法を覚えなければならず、ミスを誘発することもあります。

従業員が扱いやすいツールに変えようと思っていても、日々の業務が忙しいうえ、人手が足りなければ、ツールの選定や導入の時間が確保できません。

その結果、人為的なミスが発生しやすい環境で店舗を運営し続けている可能性もあるのです。

ほかにも、店舗運営にはさまざまな課題があります。その課題については下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
店舗運営によくある7つの課題と解決方法5選｜重要ポイントも解説 ＞

店舗における3つの問題を解決する鍵は「業務の効率化」です。一つひとつの業務の効率が上がれば、少ない人員で店舗を営業できますし、従業員の負担軽減にもつながります。

まず取り組むのが「Eliminate（排除）」です。現在の業務の中で排除できるものはないかを考えます。

たとえば、日報や経費報告書の手書き、目的や議事録がない会議などは排除できそうですよね。一度すべての業務をリスト化し、排除できるものがないか検討してみましょう。

次に取り組むのが「Combine（結合と分離）」です。似ている業務はまとめ、複雑な業務は分離します。

似ている業務をまとめることで準備や引き継ぎなどにかかる無駄を省き、複雑な業務を分離することでタスクを簡素化でき、従業員の負担を分散できます。

具体例としては、会議と報告書の作成をまとめたり、商品の発注業務を複数のステップに分割したりといったことがあげられます。

続いて取り組みたいのが「Rearrange（入替えと代替）」です。業務の順番の見直しや、新しい業務の進め方の採用などを実施して、業務を効率化します。

具体的には、発注書や報告書をデジタル化する、あるいは店長が経験と勘で進めていた発注業務をAIツールに任せるといった方法が考えられます。

最後に取り組むのが「Simplify（簡素化）」です。業務の過程や手続きをシンプルにすることで、エラーやミスを減少させます。

業務は複雑であるほどエラーやミスが発生しやすく、その原因の特定が難しくなります。

たとえば、発注業務において、まず人が在庫数と売上数を目視で確認し、その内容をエクセルに入力し、発注先に合わせてインターネットやFAXなどで発注している状態は、効率がいいとは限りません。工程が多くどこかでミスが発生する可能性も高いです。

そこで、ツールを導入して在庫数と売上数が自動で計測しながらツール上で管理できれば、あとは発注するだけ。目視の確認やエクセルへの入力が不要になり、効率化やミスの削減に貢献します。

ECRSによって無駄な業務を排除し、各業務の効率を向上できれば、時間の確保が可能です。

浮いた時間は、

• 店舗全体のサービスの質の向上
• 新しい社員の教育やスキルアップ
• 新しいツールの検討や導入

などのために使えます。

ECRSの導入により、無駄な業務を排除でき、コストカットにつながります。

たとえば、売上を共有するだけの会議や、手書きの日報などは、必ずしも必要だとは言いきれません。売上を共有するならテキストベースでも構いませんし、日報はデジタル化した方が作成も共有も簡単にできます。

このような無駄な業務を排除すれば、必要な業務だけに集中できるため、残業代や人件費などの経費を削減できます。

経費を削減できれば、店舗運営に余裕ができ、人やツールへの投資ができるようになります。

ECRSの「Simplify（簡素化）」は、業務をシンプル化し、誰でも実行できるようにすることです。その結果、特定の人物にしかできない業務を減らし、属人化を解消できます。

このように属人化された業務が減ることで、一部の従業員に偏っていた負担を軽減。業務に追われず落ち着いて取り組めるようになり、ミスの削減につながります。

業務を効率化するための第一歩として、まず現在の業務内容を詳細にリストアップしましょう。これにより、業務の全体像を明確に把握できます。

たとえば、発注業務は以下のようなプロセスに分解できます。

このように、誰が見ても理解できるように具体的に明示することが大切です。

業務内容を明確にしたら、ECRS（イクルス）の原則を活用し、現在の業務の問題点や改善ポイントを明らかにします。

考えられる問題点の一例として、店長の業務負担が過大である点が挙げられます。このような状況下では、どの業務を従業員に移譲すれば店長の負担を軽減できるか、具体的な改善案を検討することが必要です。

多角的な視点で問題点や改善点を洗い出すには、店舗運営に関与する従業員や本部のメンバーの意見や視点を取り入れることが欠かせません。

問題点と改善点の洗い出しを終えたら、次はマニュアルの作成に移ります。

マニュアルは、新入社員が見ても迅速に業務を理解できる内容が理想です。既存のマニュアルがある場合でも、知識がない人が見ても業務を進められるように見直しましょう。

マニュアル作成のコツは、文字だけではなく、図やイラストを活用することです。また、目次をきちんと整理することで、必要な情報を得やすくなります。

マニュアルを作成しただけでは、業務の効率化は実現できません。重要なのは、作成したマニュアルを活用することです。

従業員がマニュアル通りに業務を進められているかを定期的にチェックしましょう。

また、マニュアルに従って業務を進めていても、業務の効率が高くないケースがあります。そのような場合は、マニュアルの見直しも必要です。

店舗の事務作業を効率化するためには、ツールの導入が効果的です。初期費用や取り組みの時間は必要となるものの、中長期的にはコストの削減が期待できます。

また、ヒューマンエラーのリスクも低減できるのが、ツールの導入の利点のひとつです。ツールの導入がおすすめな理由は、次の章で詳しく解説します。

店舗にAIを導入すると何ができる？メリット5選・デメリット4選を紹介>

店舗運営において直面する課題の多くは、ECRS（イクルス）というフレームワークを使用して解決可能です。以下に示すプロセスを採用することで、具体的な課題を特定しつつ、効率化のための施策につなげられます。

• Eliminate（排除）
• Combine（結合と分離）
• Rearrange（入替えと代替）
• Simplify（簡素化）

ツールの導入はこのプロセスをさらに強化します。特に「Prediction One」のようなAIによる予測分析ツールを利用すれば、発注業務や人員配置などの属人化された業務の効率化や自動化が可能です。

「Prediction One」の詳細や活用方法については、以下の資料で詳しくまとめているので、無料でダウンロードしてみてください。