オフィス移転にかかる期間はどれくらい？
オフィス移転に必要な期間は一般的に約6カ月です。しかし、オフィスの移転は準備をしっかりと整えておかなければ、スムーズに進まない可能性もあります。余裕を持ってオフィス移転を行うためには、6カ月以上前から準備すると良いでしょう。
特に企業規模が大きいほど、複雑化しやすいため、早めのスタートが大切です。次で具体的なスケジュールと期間ごとにやるべきことを紹介します。
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オフィス移転6カ月以上前
オフィス移転は6カ月以上前から準備を整えておくことで、スムーズに進めやすくなります。以下で具体的な手順を解説します。
1.移転の目的を明確化する
オフィスを移転する目的がはっきりしていなければ、従業員が入りきらない、立地が不便など、後にトラブルが起こりやすいです。
そのため、まずは移転する目的を具体的に定めることが大切です。オフィス移転の目的には、以下などがあります。
- ・固定費の削減
- ・業務効率向上
- ・人員の増加、業務拡大
- ・企業のブランディング
- ・オフィス環境の改善
現状の課題を確認しながら、目的を定めておきましょう。
2.移転先のオフィス条件を洗い出す
移転の目的を実現するうえで、どのような条件が良いのか、洗い出すことが大切です。移転先のオフィスに求める条件としては、たとえば以下などがあります。
- ・立地（最寄り駅からの距離、公共機関の有無、周辺環境）
- ・面積（必要なスペースがあるか）
- ・予算（イニシャルコストやランニングコスト）
- ・移転の時期（採用時期や繁忙期との兼ね合い）
- ・設備や管理体制（必要な設備やセキュリティ体制などは整っているか）
- ・駐車場の有無
これらをはっきりさせておくことで、物件を絞りやすくなります。
3.オフィスプランニングの作成
オフィスプランニングとは、会議室や受付の有無、レイアウト、使用人数、工事費用などを決めることです。これは実際にオフィスが決定する前にある程度決めておく必要があります。オフィスプランニングを事前に決めることで、オフィスで無駄なスペースが生まれることなどを防げます。
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オフィス移転6カ月前
オフィス移転6カ月前には、解約通知や原状回復など、必要な手続きがあります。以下で具体的に解説します。
1.現オフィスの原状回復の確認・解約通知の提出
現オフィスの原状回復の確認・解約通知の提出を最初に行いましょう。原状回復の内容は、契約書に具体的な記載があります。後にオーナーとのトラブルが発生しないよう、正しい状態に戻しましょう。
多くの場合、解約通知の提出は6カ月前と決められていることが多いです。提出期限も契約書に記載があるため、事前に確認しましょう。提出が遅れると、解約が成立しない可能性もあるため注意が必要です。
2.物件探し・契約
上記で説明した移転先の条件やオフィスプランニングで決めたことをベースに、物件探しを行いましょう。ホームページなどで情報収集しながら、相場を確認しつつ、移転先の候補を決めていきます。条件にマッチしたものを数件ピックアップできれば、実際に足を運んでみましょう。セキュリティや広さなどに問題がないことを確認できれば、契約に進みます。
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オフィス移転5カ月〜4カ月前
ここでは、オフィス移転5カ月〜4カ月前にすべきことを解説します。
1.新オフィスのレイアウトプラン決定
新オフィスのレイアウトを決める際は、部署ごとに必要なスペースを洗い出しましょう。導線を意識した配置ができると、業務効率の改善に効果的です。オフィスプランニングで作ったものをベースに実際のレイアウトを決めていきましょう。レイアウトを決める時には、専門業者と相談しながら進めると、最適なレイアウトに仕上がるでしょう。
2.各業者の選定
オフィス移転のために、原状回復工事、引越し、移転先の内装業者を選定し、工事を依頼しましょう。原状回復工事はオーナーに業者を指定されることもありますが、そうではない場合、自分で選びます。原状回復工事は契約満了日までに完了させなければいけません。余裕を持ってスケジュールを確保しておきましょう。
3.ネット回線など通信インフラの確認・変更
移転はネット回線の見直しにも良いタイミングです。そのため、通信インフラの確認や変更も行っておきましょう。たとえば、低価格で高品質、高スペックな法人向けのインターネット接続サービスなどもあります。そのようなサービスであれば、コスト削減にもつながります。
新オフィスで使用するネット回線など通信インフラ構築には工事が必要です。工事は4カ月ほどかかることもあるため、余裕を持って手配しましょう。
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オフィス移転2カ月〜3カ月前
オフィス移転2カ月〜3カ月前には、必要な家具や什器の発注、設備の確認などが必要です。
1.家具・什器の発注
レイアウトプランをベースに、必要な家具や什器を洗い出します。足りていないものや不要になるものをリストアップしましょう。その内容をベースに業者に廃棄の依頼や家具、什器の発注を行います。コストを抑えたい場合は、現オフィスで使用しているものを再利用すると良いでしょう。
2.オフィス移転マニュアルの作成・周知
オフィスの移転前に、マニュアルを決めておき、社員に周知しておけば、引越し作業がスムーズに進みます。マニュアルは以下の内容を決めておきましょう。
- ・梱包作業の方法
- ・廃棄物の処理方法
- ・作業の手順や役割分担
- ・スケジュール
これらをあらかじめ決めておけば、トラブル防止にもなり、引越し当日も慌てずに済むでしょう。
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オフィス移転1カ月前〜移転
ここでは、オフィス移転1カ月前〜移転までにすべきことを解説します。
1.各種届出
オフィス移転では、移転前と移転後に各関係省庁に書類を提出する必要があります。事前にどこに何の書類を提出するのか、リストアップしておきましょう。たとえば、書類を提出する公的機関には以下などがあります。
- ・法務局
- ・税務署
- ・都道府県税事務所
- ・社会保険事務所
- ・労働基準監督署
- ・公共職業安定所
- ・郵便局
各種届出にはそれぞれ提出期限があるため、あわせて確認しておきましょう。
2.取引先業者への連絡・印刷物の変更
取引先業者には移転前に連絡し、移転案内状を送付しておきます。それにあわせて、チラシやパンフレット、社名入りの封筒、名刺など印刷物の住所変更も行います。移転に伴い、印刷物のデザインを変更する場合は、早い段階で業者と打ち合わせをしておきましょう。
3.新オフィスでの各種工事
新オフィスの内装や設備など、移転に必要な工事を手配しましょう。インターネット・電話回線、設備、セキュリティなど工事は多岐にわたります。複数業者がバッティングすると対応しきれないなどトラブルの原因になりかねません。そのため、各種工事日や家具の設置日が重ならないようスケジュール調整しておきましょう。
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オフィス移転時の注意点
ここでは、オフィス移転時の注意点を解説します。
1.業者選びは慎重に行う
オフィス移転のためには、原状回復、引越し、新オフィスでの内装、設備、インターネットなど、多くの業者が関わります。可能な限り、コストを削減するためには、複数業者に見積もりを取ることがおすすめです。業者の選定に時間をかけたくない場合は、複数の工事をトータルで対応できる業者に依頼することも選択肢のひとつです。
2.余裕を持って行動する必要がある
先述したようにオフィス移転は、準備から引越し、引き渡しまでやるべきことが多いです。計画を完璧に立てたとしても、急な仕事やトラブルなどで計画通りにならない場合もあります。
そのため、トラブルに柔軟に対応できるよう、余裕をもって行動しましょう。また、通常業務と並行して進める必要があります。時間に余裕がない場合は、アウトソースすれば、手間をかけずに済みます。
3.データの取り扱い・書類の処分には注意する
オフィスの移転時には、書類の処分などが必要です。企業の書類には機密情報が記載されています。そのため、書類の処分はシュレッダーを使う、パソコンは分解する、または初期化するなどし、データ漏洩がないようにしましょう。また、移転時にデータが消えてしまう可能性もあるため、バックアップを作成しておき、データ喪失に備えることも大切です。
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まとめ
オフィス移転のスケジュールについて、時期ごとにやるべきことを解説しました。オフィス移転はやるべきことが多く、トラブルも起こりやすいため、余裕を持って手続きを進めることが重要です。また、移転時はネット回線の見直しにも良いタイミングです。
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