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テレワークを効率化するツールを選ぶには?導入のメリットとサービス紹介のトップイメージ

テレワークの導入が増加する一方で、従業員の業務管理やコンディションの可視化のニーズが高まっています。しかし、自社にとって最適なサービスがどれかわからないケースも多いでしょう。この記事では、テレワークの効率化や生産性向上を助ける様々なツールの特徴やメリットと導入の注意点を解説します。業務管理ツールの理解や導入の検討に役立ててください。

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ツール導入によるメリット

テレワークの効率化や生産性向上を助けるツールを使用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な利点を解説します。

1 テレワーク下での従業員の業務状況を可視化できる

導入するツールによっては、「テレワーク中の従業員の業務状況やコンディション管理」が可能になります。導入によって可能となる、業務管理の詳細について説明します。

業務時間を把握できる

労務管理ツールの導入によって、遠隔で働いている社員の業務開始および終了時間、休憩時間を把握できます。勤務時間の可視化をとおして、業務の効率化や残業時間を把握し、働き過ぎている従業員を把握することも可能です。

社員のモチベーションなどが把握できる

従業員のコンディションの状態、やる気(モチベーション)や体調の変化なども把握できます。テレワークは従業員のコンディションや結果にいたるまでの過程が不明瞭になるケースがあります。業務管理ツールを導入すると、総合的な観点から従業員の心理的な背景や働き方の課題の可視化が可能です。

業務状況を把握できる

資産管理ツールやログ集積ツールによってアプリケーションやブラウザの利用状況を可視化できるため、特定の業務にどれだけの時間を要しているかわかります。業務と関係のない作業をしていないか、負荷がかかる業務をしていないか、などのチェックも可能です。また業務状況に応じて、効率的な業務の進め方の提案もできます。

2 テレワークによる業務の改善ができる

2つ目のメリットは「テレワークによる業務の改善ができる点」です。ツールの導入により改善が期待できるポイントを解説します。

業務の進捗管理の改善

タスク管理やプロジェクト管理ツールではタスクの量や内容を可視化できるため、業務の進捗管理の改善へと役立てられます。また、タスクに対してどのくらいの時間を使っているかも把握が可能です。業務をどれだけ進められているか管理しやすくなるため、個人やチームの負担状況やバラつきに応じてサポートや仕事の割り振りができます。

コミュニケーションの改善

チャットツールやクラウド上の機能などによる情報共有によって、対面と同様円滑なコミュニケーションをとることが可能です。密なコミュニケーションが減少しがちなテレワークにおいては、上司やチームメンバーに相談しやすい環境づくりが不可欠です。

業務精度の改善

業務の進捗管理やコミュニケーションを改善すると、全体的な業務の精度も改善します。課題に対して的確に対応できるため、業務の質とスピードを高め、作業効率の低下を減らせるためです。結果的に企業としての売り上げアップや個人としての評価にもつながります。

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ツール導入に向けて気をつけるポイント

ツール導入では、セキュリティ対策が重要です。自社のセキュリティポリシーや個人情報保護のルールなどによっては利用できないツールもあります。導入前にツールのセキュリティ対策や整合性を確認してください。

ツールによっては、コストが抑えられても情報漏えいのリスクまでをカバーできていないものもあります。サポートされているサービス内容もあわせてチェックしておきましょう。さらにシステム導入を導入すればどれだけのメリットがあるか、費用対効果も考慮したいポイントです。

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テレワークを効率化するツールを目的別に紹介

テレワークで活用できるツールは多種多様です。それぞれのツールの特徴について、導入の目的別に解説します。自社で活用する状況を想定しながら読み進めてみてください。

1 勤怠管理ツール

テレワークで課題になりがちな「従業員の勤怠管理やマネジメント」を自動的に管理してくれます。長時間労働や残業の削減としても活用可能です。

AKASHI(アカシ)

パソコンやスマートフォンなど、オフィスでも出先でも打刻ができます。また、スマートフォンのGPS機能を使うと位置情報の記録も可能です。毎日の出勤状況や労働時時間もワンクリックで管理できるだけでなく、打刻忘れや残業時間の超過などを知らせるアラート機能も完備しています。

2 進捗管理ツール

チームとしての力を高めるうえで進捗管理ツールの活用は有用です。スケジュールの見える化や生産性の測定など、テレワークにおいて活用できるツールを解説します。

Trello(トレロ)

簡単に複数のタイムラインを組み合わせ、1つの表や複数の表から作業の進捗を確認・管理できます。仕事のタスクをカード単位で作成でき、追加や変更も感覚的に実行可能です。プロジェクトの計画段階から準備段階、実施段階や完了段階までの整理に役立ちます。

Backlog(バックログ)

スケジュールや課題の進捗管理、情報共有までを包括的にサポートする進捗管理ツールです。データは自動的に同期できるため、モバイルやタブレットからも最新の情報を即座に共有できます。プロジェクトごとの見える化はもちろん、ガンチャートでの進捗確認も可能です。

Brabio!(ブラビオ)

Ping(進捗報告)機能がついており、メールで相手に連絡をとらなくても進捗の確認ができます。気になるタスクをチェックして進捗依頼ボタンを押すと、ブラビオ・プロジェクトが進捗の確認依頼を相手に伝達します。工程管理やスケジュール表もエクセルで作成するよりも早く簡単に作成できます。

3 Web会議ツール

Web会議で利用されるテレワークのツールについて解説します。Web会議ツールでは、音声や動画だけでなく、テキストや画面共有でのやりとりも可能です。

Zoom(ズーム)

Zoomは1on1での会話はもちろん、複数人と同時に会議ができます。無料版では最大100人まで、有料版はオプションをつけた場合に最大で1,000人と会議ができる点が特徴的です。高画質な映像にも対応しており、遠隔地にいる人たちともスムーズにコミュニケーションがとれます。

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

資料の共有機能や通話・ビデオ機能、各種Office365ツールと連携できる機能などが集約されています。モバイルアプリも提供されているため、いつでもどこでも必要な情報へアクセス可能です。

Google Meet(グーグル ミート)

Google社が提供するビデオ会議サービスで、優れたセキュリティ性が特徴的です。外部からの侵入や情報の流出を防ぐうえでの配慮がなされています。専用のアプリケーションのダウンロードは不要で、Webブラウザ上で会議が可能です。

4 チャットツール

チャットツールでは、SNSのように業務連絡やビジネス上でのコミュニケーションの効率化が期待できます。やりとりが記録として残るため、コミュニケーションに「抜け」が生じにくくなります。

ChatWork(チャットワーク)

グループや個人間のやりとりなど、必要に応じてチャット機能を使い分けられます。テキストとしてメッセージのやりとりをするだけでなく、ファイルのアップロードやプレビューも可能です。デザインがシンプルで操作性が高く、マイチャット機能は自分用のメモとしても活用できます。

5 ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化はテレワークとの親和性が高く、業務の効率化に大きく貢献するとされる部分です。ここでは、ペーパーレス化に有効なツールを解説します。

CloudSign(クラウドサイン)

CloudSign(クラウドサイン)の電子署名は、強固な公開鍵暗号方式のデジタル署名が採用されています。電子証明書を利用しなくても高い法的効力がある点が特徴的です。送信者が任意でアクセスコード認証を追加でき、確実な本人確認ができます。

Adobe Document Cloud(アドビ ドキュメント クラウド)

PDFドキュメントの作成や編集、管理ができます。Officeアプリケーションファイルをはじめ、PDF変換可能なファイルはすべて取り込んでから編集可能です。モバイル端末でもドキュメントファイルの設定や作成、編集、署名の付与などができます。

SmartDB(スマートDB)

WebデータベースとWindows Workflow Foundation (WF) を使用し、メールでの資料のやりとりを可視化できます。立案部署からの確認や修正の依頼もコメントから簡単に申請可能です。資料を印刷し、適宜確認を行うやりとりが不要になり、情報を一括して集約化し、オンライン上で共有できます。

6 仮想デスクトップ(VDI)

情報漏洩のリスクを抑え、セキュリティ安全性を高めるうえで必要なのが仮想デスクトップ(VDI)です。ここでは、代表的なサービスの特徴を解説します。

Amazon WorkSpaces(アマゾン ワークスペース)

Windows、もしくはLinuxのデスクトップが数分でセットアップできる仮想デスクトップ(VDI)です。テレワークでは任意のデバイスから企業へのアクセス提供が難しいケースがあります。しかし、Amazon WorkSpaces(アマゾン ワークスペース)なら、いつでもどこでもクラウドデスクトップにアクセスが可能です。

まとめ

テレワーク成功のためには様々なツールの導入が必要不可欠です。また業務効率や生産性の向上以上に重要なのが、情報漏えい等に備えたセキュリティ対策が必要不可欠です。

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