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  4. テレワーク導入の課題と解決策は?得られる効果や導入企業の成功事例も紹介

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新型コロナウィルス感染症の流行に伴いテレワークを導入する企業が増えています。多くの企業がテレワークの導入を検討するなか、さまざまな課題が不安視されるケースは少なくありません。この記事では、テレワークの導入を検討している企業に向けてテレワークの課題や解決策について解説します。効果や成功事例などにも触れるため、ぜひ参考にしてください。

目次

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テレワークの分類と導入率

テレワークにはどのような分類があり、どの程度導入が進んでいるのでしょうか。ここでは、テレワークの分類と導入率について解説します。

1 テレワークは3つに分類される

テレワークは、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスワークの3つに分類されています。在宅勤務は、社員が自宅で業務を進める働き方です。モバイルワークでは、移動中の電車内や立ち寄ったカフェなどで業務のための作業をします。サテライトオフィスワークは、会社のオフィスから離れた拠点で働くスタイルです。

いずれの分類においても、インターネットを介して同僚や上司と連携しながら業務に取り組みます。

2 テレワーク導入率と課題

総務省の調査によると、2019年9月時点でのテレワークの導入率は20.2%でした。しかし、2020年4月には27.9%、5月には25.7%となっています。この導入率の推移から、コロナ禍によりテレワークの導入を検討したり、実際に導入したりする企業が増えたことが伺えます。

テレワークを導入する企業の増加により、テレワークの課題やそれを解決するために必要な対策についても明らかになってきました。詳しい課題や対策については、以下で解説します。

参考:令和元年通信利用動向調査ポイント|総務省

参考:広がるテレワーク利用|総務省

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テレワーク導入の課題とは?

テレワークを導入する際には、クリアすべきさまざまな課題があります。ここでは、テレワーク導入の課題について解説します。

1 情報漏えいのリスク

テレワークを導入すると、社員が会社の資料やデータを自宅へ持ち帰って作業したり保管したりする機会が増加します。社外に機器やデータを持ち出せば情報漏えいのリスクも高まるため、注意が必要です。たとえば、パソコンを紛失したり盗難されたりする恐れがあります。また、インターネットを介して重要な情報をやり取りする機会が増えるので、サイバー攻撃を受ける可能性も否定できません。

2 インターネット接続を行う環境づくりが必要

テレワークを進めるためには、テレワークを行うためインターネット環境の整備が必要です。サテライトオフィスを活用するなら、あらかじめ場所を準備しなければなりません。また、在宅勤務の場合は、それぞれの社員が自宅でテレワークをできるように整える必要があります。自宅で利用できるWi-Fiやパソコンを用意し、業務に集中するための静かな環境も確保させましょう。

3 ペーパーレス化の環境が必要

これまで紙ベースで書類を管理していたのであれば、テレワークの導入に際してペーパーレス化を進める必要があります。たとえば、ぺーパーレス化のためのシステムを導入し、オンライン上で資料を確認できるようにすると便利です。テレワークにおいても、なるべくオフィスにいるときと同じように業務に取り組めるようにすることが大切です。

4 社員同士のコミュニケーションが希薄になる

テレワークでは社員同士が直接会って話す機会がなくなるため、コミュニケーション不足が起きやすくなります。コミュニケーション不足により、チームワークが悪くなり生産性の低下につながる可能性があります。

また、社員によっては、孤独感や業務をスムーズに進められないストレスに悩むことも考えられます。テレワーク導入の際は、コミュニケーションを円滑にするための対策も必要です。

5 労務実態や進捗状況の把握が難しい

テレワークではそれぞれの社員が働いている様子を見られないので、就労時間や業務実態を正確に把握するのが難しいです。社員同士が業務の進捗状況を把握しづらくなるため、連携しにくくなる可能性もあります。従来のように、部下へのアドバイスや上司への相談をスムーズに行える環境を整える必要があります。

6 テレワークができない部門の不平等感

部署によってテレワークを導入しにくいケースがあります。とはいえ、テレワークを一部の部署のみに導入することで、テレワークを導入できない部署から不満が出る恐れがあります。テレワークの導入にあたって、社内全体でテレワークの意義や必要性を周知することが重要です。

7 テレワークを導入するためのコストがかかる

テレワークを導入するためには、システムや機器を用意する必要があります。たとえば、ノートパソコンやタブレット、Web会議ツール、勤怠管理ツールなどです。それぞれを導入するにはコストがかかるため、テレワークの必要性や効果を考慮しながら慎重に判断しなければなりません。

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テレワーク導入課題の解決策

テレワークの導入時の課題は、どのように解決すればいいのでしょうか。ここでは、具体的な解決策について解説します

1 コミュニケーションツールを導入する

テレワークにおけるコミュニケーションを促進するには、コミュニケーションツールの導入が必要不可欠です。具体的には、チームの業務をまとめて管理できるグループウェアや、会話形式でやり取りできるチャットツールなどを導入する必要があります。また、離れた場所にいる社員同士で会議を開くためのWeb会議ツールがあると便利です。

2 クラウド勤怠管理ツールを導入する

テレワークを始める際にクラウド勤怠管理ツールを導入すると、社員の就労時間をスムーズに把握できます。ツールによってはパソコンへのログイン状況も確認できるため、離れた場所で働く社員の業務実態をチェックしやすくなります。また、勤怠状況をクラウド上でいつでも確認できるという面でテレワークに活用しやすいでしょう。

3 クラウド化・電子化システムを利用する

テレワークで社内の資料を活用するには、どこでもからでも閲覧できる環境を整える必要があります。具体的には、ペーパーレス化を進め、クラウド上でデータを管理すると効果的です。紙ベースの書類は電子化し、オフィスに出勤していなくても確認できるようにしましょう。

4 セキュリティ対策と従業員教育を行う

テレワークでは情報漏えいのリスクが高まるため、セキュリティソフトを使用して対策を強化しましょう。アクセス権限を管理したり通信の暗号化を行ったりすることも重要です。さらに、実際にテレワークに取り組む社員の意識を高めるため、教育によりルールを徹底する必要があります。

5 テレワークにあった評価制度を制定する

テレワークでも社員の働きぶりを適切に評価する制度を制定しましょう。テレワークでは社員の様子がわかりにくくなるため、従来とは異なる新しい制度が必要です。単に就業時間だけで判断するのではなく、実際の成果を評価できるようにしてください。

6 端末などの費用や一時金の手当てを支給する

テレワークの環境を整えるにはある程度の費用が必要です。業務にかかる費用のため、企業側が提供することが多いでしょう。たとえば、テレワークを行う社員に一時金や補助金を支給し、それぞれに必要な環境を構築させている企業もあります。また、テレワークを導入する際に企業が利用できる助成金もあるため上手に活用しましょう。

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テレワークの導入が向いている業種と向いていない業種

テレワークの性質上、導入が向いている業種もあれば向いていない業種もあります。ここでは、それぞれの業種について解説します。

1 テレワークの導入が向いている業種

テレワークに向いているのは、普段からデスクワークで仕事を進めている業種です。具体的には、事務、デザイン、プログラミングなどの業種があげられます。デスクワークは必要な作業をデジタル化しやすいうえに、成果物をもとにすれば客観的な評価もしやすいです。

2 テレワークの導入が向いていない業種

テレワークに向いていないのは、遠隔地での作業では対応できず、現場で作業しなければならない業種です。たとえば、製造業、運輸業、建設業などがあげられます。また、直接顧客に接する必要のある販売業や飲食業などもテレワークには向いていません。医療や福祉の仕事についても同様です。

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テレワーク導入で得られる効果

テレワークを導入すれば、さまざまな効果を得られます。ここでは、テレワークの導入でどのような効果を得られるのか解説します。

1 生産性の向上が期待できる

テレワークを導入して成果主義による評価制度を軸にすれば、社員のモチベーションをアップさせ、生産性も向上させられる可能性があります。通勤時間を削減できるため、通勤のストレスを減らす効果も期待できます。仕事に専念できる状況が整えば、より高い成果を目指しやすくなるでしょう。

2 BCP対策になる

テレワークができる環境を整備しておけば、災害が発生してもそれまで通り業務を進められます。仮にオフィスが被害にあったとしても、クラウド上で社内の重要な情報を保管しておくことで、そのまま活用できます。オフィスの外で仕事を進められるため、業務が滞る心配もありません。

3 優秀な人材の確保や離職防止が期待できる

テレワークを導入していれば、遠隔地に住んでいる優秀な人材も採用できます。高齢者や障害をもつ人も雇用しやすくなり、自社の人材の幅も広げられます。また、介護や育児を理由としてやむを得ず離職するケースも減らせる可能性が高いです。

4 オフィス代や交通費などコスト削減ができる

テレワークの導入には、さまざまなコストの削減も期待できます。たとえば、社員が通勤するための交通費を支給する必要がなくなります。書類を保管する場所にかかる家賃、書類の印刷費なども減らすことが可能です。テレワークの導入時にはコストがかかりますが、長期的に見れば十分に回収できるでしょう。

5 企業イメージの向上

多様な働き方ができるというイメージが定着すれば、企業の印象もアップします。特に、採用活動において求職者から評価される可能性が高く、優秀な人材を確保しやすくなります。

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テレワーク導入企業の成功事例

テレワークを導入した場合、具体的にはどのように取り組むことになるのでしょうか。ここでは、テレワーク導入企業の成功事例を解説します。

1 株式会社⽯井事務機センター

テレワークの導入にあたり、労務管理やコミュニケーションについて課題がありました。出退勤をクラウド上で管理するとともに、Web会議システムを導入した結果、社員同士がスムーズに連携できる環境を整えています。

2 YKアクロス株式会社

もともとFAXで受発注を行っており、メールやEDIの切り替えが難しい状況でした。しかし、クラウド上でFAXのやり取りができるサービスを導入し、テレワークでも自宅からFAXの内容を確認できるようになっています。

3 日本航空株式会社

部門による不公平感を払拭するため、テレワークの対象とならないパイロットや客室乗務員の満足度向上を目指しています。たとえば、紙ベースだったマニュアルを電子化してiPadで閲覧できるようにし、効率化を実現しています。

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まとめ

テレワークを導入するためには、クリアすべきさまざまな課題があります。それぞれに必要な対策を取り入れつつ、テレワークに適した環境を整えていくことが大切です。

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