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オフィスの移転には、新旧のオフィスの運営にかかる費用や引っ越し費用、そして諸経費が必要です。この記事では、オフィス移転にかかる費用の内訳や目安について詳しく解説します。また、移転にかかるコストを節約する方法も紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

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オフィス移転にかかる費用とは?

オフィス移転にかかる費用として、新旧オフィスの運営や維持にかかる費用や引っ越し費用、その他諸経費があります。

旧オフィスにかかる主な費用は、契約時の状態に戻すための原状回復費用や廃棄物の処理費用です。机・イス・パソコンなどの備品を新オフィスに運ぶための引っ越し費用も不可欠です。それ以外の諸経費として、行政機関への届け出を代行業者に依頼した場合の費用や移転告知に伴う案内状や印刷物の修正などの費用もかかります。

オフィス移転の費用相場は、従業員数やオフィスの面積を目安に算出されます。ただし、個人住居の引っ越しと違い、オフィスの規模によって違いがあるため、必ずしも費用相場の金額内でおさまるとは限りません。

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新オフィスにかかる費用の目安

ここでは、移転先の新オフィスにかかる費用の種類や目安について解説します。

1 賃貸契約にかかる費用

新オフィスへの移転の際に、不動産の取得費用が必要になります。賃貸契約にかかる費用相場は、オフィスの規模など物件や不動産業者によって異なりますが、月額家賃の6~12カ月分程度が一般的です。内訳は、保証金(敷金)や礼金、前家賃、仲介手数料、火災保険料などが含まれます。

保証金(敷金)・礼金

保証金は、家賃の滞納や物件に損害を与えた場合の担保として支払う費用です。礼金は、物件のオーナーに対して支払うお礼を指します。保証金の目安は、家賃の6~12カ月分です。礼金は、保証金の10~20%もしくは、家賃の1~2カ月分が目安とされています。

また、賃貸契約とは別に償却費についても考慮する必要があります。償却費とは、解約時に返還される保証金から差し引かれるお金のことです。オフィスビルによって、償却費を必要としない物件も増えています。

前家賃

前家賃とは、前払賃料とも呼ばれており、入居を開始する月の家賃のことです。たとえば、4月1日から入居する場合、入居日よりも前に契約をかわし、契約時に4月分の家賃を支払わなければなりません。月の途中から入居する場合は、日割りで計算して家賃を支払います。

仲介手数料

不動産業者を通してオフィスの賃貸契約をかわした場合、不動産業者に対して仲介手数料を支払う必要があります。仲介手数料とは、物件の賃貸契約を行う際に不動産業者に支払うべき手数料のことです。仲介手数料の目安は、宅地建物取引業法により、上限が家賃の1カ月分までと定められています。

火災保険料

賃貸オフィスを契約する場合、火災保険への加入が不可欠です。万が一、オフィスで火災が発生した場合、故意ではなくても借主が貸主に損害賠償金を支払わなければなりません。火災保険に加入していれば、保険会社が補償してくれます。火災保険の加入に伴い、保険料の支払いについても予算を割く必要があります。火災保険は、2年間で2万円の契約が目安です。

2 内装にかかる費用

新オフィスに移転する際、内装工事が必要なケースがあります。たとえば、オフィスのレイアウトを変える、壁紙の張り替えや建具の設置などの内装デザインに趣向を凝らす、などが挙げられます。内装工事にかかる費用は、1坪あたり10~20万円程度が目安です。

3 インフラ整備にかかる費用

新オフィスに移転する際、インフラの整備も行う必要があります。たとえば、LANケーブルや電話配線などのネットワーク工事や、電気・防災・空調などの設備管理のための費用が必要です。これらのインフラ整備にかかる費用の目安は、従業員1人あたり5~8万円程度です。

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旧オフィスにかかる費用の目安

1 原状回復にかかる費用

賃貸物件の退去には、契約時の状態に戻すための原状回復工事が必要です。オフィスだけでなく、マンションやアパートなどの住居を退去する場合も同様に工事が行われます。費用相場は、オフィスの規模によって異なりますが、一般的に、1坪あたり2~10万円程度が目安です。

2 廃棄物処理にかかる費用

旧オフィスを退去する際、古くなった備品や買い替えで必要がなくなった不用品の処分をする企業も少なくありません。ただし、廃棄物の処理は有料のため、廃棄する量が多いほど、費用が高くなる傾向があります。廃棄物処理にかかる費用の目安は、廃棄物の量が4トン車1台分で10~15万円程度です。

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移転(引っ越し)にかかる費用の目安

オフィスの移転には、パソコンやプリンターなどの備品の運搬が必要です。従業員は、通常業務を行いながらオフィスの移転準備に備える必要があり、すべての備品を自社で運搬するには限界があります。運搬を引っ越し業者に依頼する場合の費用の目安は、従業員1人あたり2~5万円程度です。

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その他諸経費の目安

解説した費用のほかにも、オフィス移転に際して用意すべき経費があります。ここでは、その他の諸経費について詳しく解説します。

1 什器購入などにかかる費用

買い替えが必要な備品や家具、OA機器などの什器がある場合、これらの購入費用がかかります。移転先のオフィスで使用できるものと、購入すべきものをリスト化するなど、移転前に検討しておきましょう。什器購入などにかかる費用の目安は、従業員1人あたり10万円程度が相場です。

2 移転に関するお知らせや届け出にかかる費用

オフィスの移転に伴い、取引先や顧客に移転のお知らせをする必要があります。具体的には、移転に関する挨拶状の発送や従業員の名刺の刷り直し、社員証の変更などが挙げられ、これらにかかる費用も用意しなければなりません。

また、オフィス移転で企業の住所や連絡先などを変更する場合、税務署などの行政機関への届け出が義務付けられています。書類の申請は行政書士などに代行を依頼できます。オフィスの規模や従業員数に関係なく、一式で10~20万円程度の費用がかかります。

3 新システム・IT機器の導入にかかる費用

オフィスの移転と同時に、新システムやIT機器を導入することもあるでしょう。たとえば、ビルのセキュリティカードを導入した場合、1枚あたり3,000円程度の費用がかかります。また、入退室管理システムの導入費用の目安は、従業員1人あたり20~30万円程度です。

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オフィス移転にかかる費用を節約する方法

オフィス移転にかかる費用を節約するには、できるだけ旧オフィスで使用していた什器や家具を、新オフィスで再利用しましょう。不用になったものをすべて廃棄処理するのではなく、使えるものはリサイクルに出すのも有効です。

また、物件探しの段階で、居ぬき物件(前入居者が原状回復工事をせずに退去する物件)の活用も検討してみてください。内装をそのまま活用することで、内装工事費用を節約できます。

オフィスの移転は、不動産業者、引っ越し業者、産廃業者など各分野の業者に対して個別に依頼する必要があり、複数の窓口とのやり取りに手間がかかります。そのため、オフィス移転のトータルサポートを活用するのも1つの方法です。

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まとめ

オフィス移転には、新オフィスにかかる費用・旧オフィスにかかる費用・移転費用・その他諸経費の4種類の費用が必要です。一般的な費用相場は、あくまでも目安であり、オフィスの規模によって必要な費用は異なります。

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