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テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用して時間と場所を有効活用する柔軟な働き方のことです。テレワークを導入する企業は増えていますが、社内に定着せずに通常業務に戻ってしまうケースも出てきています。

この記事では、IT部門や情報システム部門の担当者に向けて、テレワークのメリットとデメリット、導入を成功させるポイントについて解説します。テレワークの活用を検討する際の参考にしてください。

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テレワークとは?

テレワークとはどのような働き方なのかについて具体的に解説します。

1 テレワークの概要

テレワークとはtele(離れた所)とwork(働く)をあわせた造語で、ICTを活用した時間と場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。働く場所によって、「在宅勤務」と「モバイルワーク」、「施設利用型勤務」の3種類に大別できます。主な特徴は以下の通りです。

・在宅勤務:自宅にICT環境を整備して働く方法。
・モバイルワーク:モバイル端末を利用して外出先や移動中に働く方法。
・施設利用型勤務(サテライトオフィス勤務):自社以外のオフィススペースを利用して働く方法。

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企業にとってテレワークを導入するメリット

テレワークは企業と従業員、社会にとってメリットがあります。ここでは、企業にとってのメリットを3つ紹介します

1 優秀な人材を確保する

知識や経験を積んだ従業員の離職は企業にとって大きな痛手です。テレワークで自分の都合にあわせた柔軟な働き方ができれば、育児や介護、病気などを理由とした離職を防ぎやすくなり、研修費も無駄になりません。企業のイメージアップにもつながり、自分らしい働き方を求める優秀な人材を確保しやすくなります。

2 コストを削減する

テレワーク率が上がれば広いオフィススペースは不要となり、椅子や机、会議室、光熱費などのオフィスコストを削減できます。従業員の通勤や移動にかかる交通費がかからない点もポイントです。

大部分の従業員がテレワークにシフトできる企業なら、支店廃止やオフィス縮小による大幅なコストカットが可能です。ペーパーレス化を進めれば紙の保管スペースや印刷代も縮小できます。

3 非常事態でも事業継続性を保つ

水害や地震などの自然災害が起こったときでもテレワークができればリスク分散がしやすくなり、事業を継続できる可能性が高まります。特に、新型コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症拡大時に従業員を守れるメリットは大きいです。テレワーク環境を事前に整えておけば、急な変化にもフレキシブルに対応できます。

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従業員にとってのテレワークを導入するメリット

ここでは、従業員にとってのメリットを2つ紹介します。

1 業務効率と生産性が向上する

オフィス勤務では、周囲の人や電話による割り込みによって業務が中断するケースは珍しくありません。仕事に集中しやすいテレワーク環境を作れば外部要因による中断がなくなり、業務効率化や生産性向上が見込めます。通勤がないため、時間を有効活用できる点も魅力です。満員電車による体力の消耗も防げます。

2 ワークライフバランスを実現しやすい

テレワークはワークライフバランス(仕事と生活の調和)の実現に有効です。家族や自分のために使える時間や睡眠時間が増えることでプライベートを充実させやすくなり、育児や介護と仕事の両立も容易になります。従業員の満足度が上がって働く意欲が向上することは、企業にとってもメリットです。

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社会にとってのテレワークを導入するメリット

ここでは、社会にとってのメリットを2つ紹介します。

1 環境保全効果がある

環境保全は地球温暖化や気候変動が進む現代社会の重要な課題です。テレワークが普及すれば従業員の移動に伴うCO2排出量の削減やペーパーレス化による環境保全効果が見込めます。

総務省は、一定規模以上の人数にテレワークを導入するとオフィスの電力消費量を1人あたり43%削減できると試算しています。家庭での電力消費量を考慮に入れても1人あたり14%の削減が可能です。

参考:テレワークによる環境保全効果|環境省

2 雇用を創出する

雇用創出の効果も期待できます。企業に在宅勤務や施設利用型勤務の仕組みがあれば、採用募集を「通勤が可能な人」に絞る必要がありません。通勤が難しい人や雇用が少ない地方に住む人でも、テレワーク環境と能力があれば働けます。物価の安い場所や地元で働きたい人のニーズを取り込みやすくなる点もメリットです。

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企業にとってのテレワークを導入するデメリット

テレワークのデメリットを、企業側と従業員側に分けて解説します。ここでは、企業にとってのデメリットを3つ紹介します。

1 労務管理が難しい

評価を担う上司にとって、労務管理が難しいことはテレワークの大きな課題です。特に従業員が育児や介護でしばしば離席する場合では、正確な就労時間の把握が困難です。管理方法が複雑になると長時間労働につながりかねません。ビデオ通話を利用してテレワークの労務管理をする場合は頻度や時間に十分注意しましょう。

2 セキュリティリスクが高まる

テレワークでもっとも注意したいデメリットは、セキュリティリスクが高まることです。データが保存されたパソコンや書類を社外に持ち出すと、紛失や盗難による情報漏えいのリスクが高まります。外出先や移動中に画面を盗み見られる可能性にも配慮しなくてはなりません。

テレワーク環境のセキュリティに問題があるとウイルス感染や不正アクセスが起こりやすくなり、企業の死活問題に発展するおそれもあります。

3 アイデアや活発な意見が出づらい

新しいアイデアや意見が出にくくなる点もテレワークのデメリットです。特にWeb会議は「1人の話を全員で聞く」というスタイルになりやすく、活発な議論や雑談がしにくい環境です。ほかの人の発言が刺激になってアイデアが生まれる機会は多くありません。外出が減って新しい情報や刺激を得にくくなることもイノベーションの創出にとってマイナス要因です。

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従業員にとってのテレワークを導入するデメリット

従業員にとってのデメリットを3つ紹介します。

1 社内でコミュニケーションが取りづらくなる

業務を効率的に進めるためには関係者間の円滑なコミュニケーションが欠かせませんが、離れた場所でテレワークをしていると社内外の人とコミュニケーションが取りにくくなります。ちょっとした確認に、多くの時間がかかってしまうケースはよく起こり得ることです。

テレワーク従事者と通常勤務をする従業員のあいだで必要な情報が共有されないと、業務がスムーズに進まなくなる可能性も出てきます。

2 仕事とプライベートを切り分けしづらい

自宅勤務では「仕事の場=プライベートの場」となるため、仕事とプライベートの切り分けが難しくなります。いつでも仕事ができるために長時間労働につながりやすく、気分転換がしにくい点もネックです。誘惑が多い環境で集中力や作業効率が下がったり、ストレスがたまってモチベーションが落ちたりするおそれもあります。

3 テレワークが不向きな業務がある

テレワークはICTを活用できるオフィスワークに向く働き方です。医療や介護の従事者や生産現場の従業員など、テレワークに向かない職種も存在します。一方、メール返信や資料作成など一部の業務をテレワーク化できる可能性もあります。同じ職場にテレワークができる人とできない人がいる場合は、不満や不公平感が生まれないよう十分配慮しましょう。

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テレワークを運用するポイント

テレワークを運用する際に、デメリットや課題を解決する方法について解説します。

1 勤怠管理システムを導入する

労務管理に課題を抱えている場合は、勤怠管理システムを導入しましょう。従業員の勤務実態を把握しやすくなり、従業員自身にとっても仕事とプライベートを切り分けやすくなります。クラウドを利用して勤怠情報を一元管理できれば、上司や人事担当者の負担を大幅に軽減できます。

新しい勤怠管理システムを導入する際には、ルールを明確化して従業員全員で共有することが大切です。

2 クラウドツールを導入する

「コミュニケーションを活性化したい」「データを社外に持ち出したくない」などの自社の課題にあわせて適切なクラウドツールを導入しましょう。主なツールを紹介します。

・グループウェア:社内チャットやスケジュール管理、ファイル共有などが可能。
・チャットツール:リアルタイムの手軽な会話が可能。
・Web会議ツール:音声通話やビデオ会議、ファイルや画面の共有が可能。
・リモートデスクトップ:社内のパソコンを遠隔操作する仕組み。

3 セキュリティ対策を行う

テレワークを実施するならセキュリティ対策は必須です。自社にあったセキュリティ対策ツールを必ず導入しましょう。一方、パソコン持ち出しの方法などにセキュリティルールを作って従業員に周知することも重要です。テレワークには企業のコントロールが及びにくいため、社員教育を徹底して企業全体のセキュリティレベルを高めましょう。

まとめ

テレワークにはメリットも多いものの、デメリットもあります。あらかじめ注意点を把握しておけば、スムーズにテレワークを実現できます。

NURO Bizではテレワークを実施するうえで、どのようなセキュリティ対策を実施すれば良いのか。そのポイントをまとめたホワイトペーパーを無料で公開しています。
テレワークを検討してる、または実施しているがセキュリティに不安があるというお客様は是非、ご一読ください。

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