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「テレワークの導入方法」のトップイメージ

新型コロナウィルスの流行で、急に会社からテレワークの導入を指示された情報システム担当者の方も多いのではないでしょうか。
これまでは会社に提案しても「コストやセキュリティ上の問題だとの理由をつけて二の足を踏んでいたのに、いざ緊急事態になった途端に急に指示を出されても何から手を付けて良いのかわからない」という悲鳴を上げている情報システム担当者もいらっしゃるかと思います。
今回はテレワークの導入方法について、社内準備から各従業員への対応までの流れにそって説明していきます。

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テレワークの対象を選定する

テレワークを導入する際にはまず、テレワークの対象とする業務を選定します。業務遂行に必要なシステムを利用しているかどうか、また利用している場合もテレワークに対応したシステムの用件を確定させる必要があります。
TV会議の実施やファイルサーバへのアクセス程度であれば比較的容易に実現可能ですが、高度な業務システムへのアクセスや電子決済などを新規に導入する場合には導入コストが増加します。

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業務プロセスの見直しも必須

テレワークを導入する場合、業務プロセスが壁となる場合があります。特に多くの企業で問題になるのが、紙文化とハンコです。
例えば、経理部門ならば、請求書が紙でしか届かない。営業部などではハンコを貰うために結局出社する必要がでてくるなどといった場合です。
特にハンコの場合は、社内の決済用については社内ルールの変更をすることで対応可能ですが、対外的に出す文書や契約書等でハンコを無くすのは容易ではありません。社内事情だけでは変更できない要素については後回しにして、まずは内部文書のペーパーレス、ハンコレスから始め、社会が落ち着いてから取引先等と調整する等の対応を進める必要があります。

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リモートアクセス用の環境を構築する

企業での情報システム構築における方法は、大きく分けてオンプレミスとクラウドという形式があります。それぞれの特徴を比べて、自社に合った環境構築の分析を行いましょう。

1 オンプレミスの特徴

オンプレミスとは、サーバーやネットワーク、ソフトウェアなどの情報システムを全て自社で運用・構築することをいい、クラウド型と比べて以下の特徴があります。

メリット
・自社で全てを構築するため、自社の業務に合わせてシステムを柔軟に構築・連携することが可能。
デメリット
・自社でサーバーなどの情報システムを構築する必要があるため、構築期間を要しイニシャルコストが高く、管理・維持のコストもかかる。
・ネットワーク障害などのトラブルが起きた場合、自社で対応しなければならない。

2 クラウドの特徴

クラウドとは、サーバーやシステムを自社に設置せず、インターネットなどのネットワーク経由でサービスを使う形態のことをいい、オンプレミスと比べて以下の特徴があります。

メリット
・既存のサービスを使用するため、導入期間が短く、イニシャルコストを抑えることが可能。
・web上でサーバーリソースやスペックを自由に変更することができるため、運用の効率化と大幅なコスト削減が期待できる。
デメリット
・既存のサービスを使用するため、提供されている機能に自社のシステムや運用方法を合わせる必要がある。

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通信を保護する

VPNとは

VPN(Virtual Private Network)とはインターネットを使用した通信でもトンネリング化により仮想の専用ネットワークを構築し、通信内容の暗号化を行うことで、送受信データを保護する技術です。
テレワークでは、従業員は各自の自宅からインターネット経由での作業が必須となるため、オフィスのセキュリティと比較して、何段階もセキュリティレベルが低下します。データを盗み見や改ざんといった脅威から守るために、テレワークを実施する上では必須ともいえる技術です。

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リモート先のラストワンマイルをどうするか

ラストワンマイル(Last one mile)とは、「サービスが顧客に到達するための最後の区間」という意味で、通信業者の最寄りの加入者局からユーザーの建物までの区間の通信回線のことを表します。
本稿では、従業員が利用するリモート先の端末と利用する通信回線のことと定義して話を進めます。
リモート先の端末(PCなどのデバイス)と通信回線について以下が考えられます
1.企業が貸与したものを使用する方法
2.従業員がプライベートで利用しているものを使用する方法

1 企業が貸与したものを使用する場合

企業が端末と通信回線を用意して貸与する場合は、初期費用や回線のランニングコストがかかりますが、会社側が管理するデバイスのみをリモートアクセス先とすることでセキュリティ上の問題を軽減することができ、業務システムとの互換性等も比較的とりやすいのがメリットです。
もし、今後も恒常的にリモートワークを導入する予定がある場合には、こちらの方法がオススメです。

2 従業員のプライベート端末を使用する場合

従業員がプライベートで利用している端末や通信回線を使用する場合は、端末にインストールするリモート関連のソフトウェアの導入費用を除いて初期コストや回線のランニングコストはかかりません。しかし、これはテレワーク環境を整えるのに必要な費用を従業員に負担させるのと同義ですので適切な手当等がなされない場合、従業員へのフリーライドであるとの批判もあります。
今後、リモートワークが広く普及した場合に社会問題化する可能性もある為、適切に対応していく必要があります。
また、以下の問題についても検討が必要です。
・様々なOSで動作している端末で正常にシステムへログインする互換性確保の問題
・管理していない端末や回線からの接続を利用する事によるセキュリティ上の問題
・様々な機器が混在することによる障害対応やサポートの困難さ

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将来を見据えて導入することが必要

本来テレワーク導入にあたっては、従業員のはたらき方を含め、自社の業務はどうあるべきかということを念頭に、滞りなく業務を遂行することができるよう、さらには生産性のアップを見込めるような導入を進めることが重要です。
とはいっても、今回のような緊急時には危機を回避することが最優先事項です。緊急時にできることは時間的にも限られており、難しい状況ではありますが、まずは危機を回避しつつ、将来に供えた業務プロセスを見直しや柔軟な対応が可能なシステムの導入や構築をすることが求められます。

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