オフィス移転で準備すること
1.サーバーの移設
まず、現在オフィスで使用しているサーバーが社内に機器を構えているものであるか、レンタルサーバーであるかを確認しましょう。それによって、準備の手順が異なります。
2.ネットワーク回線の手配
現在のオフィスで利用している回線の種別や数を確認し、移転先のオフィスで利用する回線種別や数を検討して決定します。もし移転先オフィスで新たに回線工事が必要となる場合には、事業者に連絡して現場の確認をしてもらう必要があります。確認から工事の実施まで半月ほどの期間が必要となる場合があるため、必要であれば早めに手配をしましょう。
3.パソコンの再設定
パソコンやその周辺機器も、回線自体を引っ越すことで再設定が必要となる場合があります。旧オフィスにいるうちに機器の種類や台数を控えておき、移転後の作業をスムーズに行えるようにしておきましょう。情シス担当者の方がいる場合は自社内で再設定できるかもしれませんが、もしパソコンの設定に詳しい方がいない場合は専門業者へ依頼すると良いでしょう。
また、移設時には不測の事態が発生してパソコン内のデータが消えてしまう可能性もゼロではありません。重要なデータは必ず事前にバックアップを取り、万一の事態に備えておきましょう。
まずは事前に準備しておくことからご紹介しましたが、次の項目からは必要な段取りについて詳細をご紹介します。
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サーバーの移設手順
1.社内サーバーの場合
社内サーバーの場合、移転ぎりぎりまで稼働させておくことを想定している方が多いでしょう。しかし、引っ越し作業の間は確実にサーバーをシャットダウンしなければなりません。移転の期日が決定したら、早めに会社のWebサイトへ移転について掲載したり、日ごろから連絡を取っている他社や顧客へメールなどで告知したりしておきましょう。
当日は引っ越し直前にサーバーをシャットダウンして移送し、新オフィスに到着次第再起動して稼働を開始させます。
2.レンタルサーバーの場合
移転先でも引き続き同じレンタルサーバーを利用する場合は、レンタル元の提供業者に移転の期日と移転先についてあらかじめ連絡しておきましょう。オフィス移転にともないサーバーのレンタル元も乗り換える場合は、新しいサーバーのレンタルを移転前に開始しておき、Webサイトやメールアドレスを設定しておきます。
その後、移転当日などに旧サーバーから新サーバーへ読み込み先を変更し、旧サーバーの契約解除を行ってください。
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ネットワーク回線
1.移転を機に回線を乗り換える場合は？
オフィス移転を機に、回線の乗り換えを検討している方も多いでしょう。実は、オフィス移転は同時にネット回線を引っ越すチャンスでもあります。 ネット回線を乗り換える場合、まずは現在契約中の回線事業社とプロバイダの両方に解約の申し出をします。最近は両方を兼ねている事業者も多く、その場合は1箇所への連絡で済みます。
事業者から機器をレンタルしている場合は、機器の取り外し後すぐに返却できるよう、返却キットを送ってもらいましょう。返却が遅れないよう、移転連絡は早めに行うことが原則です。それと並行して、新しく契約する回線事業者・プロバイダにも事前に申し込みをしておきます。
なお、回線事業者やプロバイダを乗り換えにともない解約する場合、解約手数料やレンタル機器の返却送料など、諸費用がかかる場合もあるため事前にチェックしましょう。ただし、オフィス移転で回線を乗り換える場合にキャンペーンを行なっている事業者もあり、解約にかかる費用を考慮してもお得に乗り換えられることもあります。お得な事業者を選び、賢く乗り換えしましょう。
2.新オフィスですべきこと
現状でネットワークの混雑防止やセキュリティ確保のため、ネットワークをセグメントに分割している場合は、新オフィスでも同様の環境を構築する必要があります。ネットワークエンジニアがいる会社であれば自社でネットワークの環境設計ができますが、自社での対処が困難であれば専門業者に相談する方法が得策でしょう。
もちろん、オフィス移転にともなってネットワークのセグメント化やゲスト用無線LAN環境の設置を検討している場合も同様です。
- ・ネットワークのセグメント化とは？
現在、社内ネットワーク（LAN）を1つだけで利用している企業の場合、外部からの攻撃や乗っ取りなどセキュリティリスクに関する不安があるはずです。また、給与や人事など「社内の一部に限定して共有すべき情報」を多く取り扱っていれば、不測の事態で全員に共有されてしまうことは避けたいでしょう。
1つのネットワークを「VLAN（仮想LAN）」で部署などごとの各範囲に「セグメント化（分割）」する手段で、そのような問題をクリアできます。なおネットワークのセグメント化は、1つの回線上に専用ルーターで仮想のスイッチを複数設け、ネットワークの範囲を分割するという手順で行います。
もし自社でネットワークのセグメント化を検討中なら、回線引っ越しの工事と同時に事業者へ作業を依頼することができます。もちろん、必要事項の確認や事業者との相談にも一定の期間が必要ですから、できるだけ早めに準備を開始しましょう。
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パソコンの再設定
1.パソコンの台数が変わった場合
オフィス移転にともなってパソコンの台数が変更された場合、特に増設がある場合は各パソコンで周辺機器（特に複合機）に関する設定を実施します。
2.回線変更にともない電話・FAX番号が変わった場合
FAXを利用している場合、FAX配信元を複合機で設定し直す必要があります。
回線環境が単純でパソコンの台数が少ない場合は、あらかじめ再設定に関するマニュアルを作成しておき、移転当日に使用者自身で設定できるようにする方法もあります。しかし、うまく設定できないことや突然のトラブルも予測されるため、ネットワーク管理者や工事担当者と一緒に作業することがおすすめです。
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おわりに
今回は、オフィス移転にともなうサーバーの移設や社内パソコンの再設定に関する手順をご紹介しました。
社内の情シス担当者が不在または少数の場合などは、これらの対処が社内人員だけでは難しくなることも。そのような場合は、引っ越し作業からパソコン・ネットワーク等の再設定までをワンストップで行える専門業者に一任するのも手です。ストレスのないオフィス移転を実現するため、諸々の準備を早めに始めておきましょう。
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